О документальном обеспечении записей у бух.учете Письмо Держказначейства 2009-05-20

ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 20.02.2009 р. N 15-08/527-2652

Державне казначейство України розглянуло <...> запит <...> щодо надання роз'яснення і надає відповідь.

Статтею 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" встановлено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву підприємства, установи, від імені яких складено документ, назву документа (форми), дату і місце складання, зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (частина 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні").

Порядок створення, прийняття і відображення підприємствами у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. N 88 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.95 р. N 168/704.

Кожною стороною (підприємством), що брала участь у здійсненні господарської операції, мають бути отримані первинні документи для записів у регістрах бухгалтерського обліку, інформація в яких ідентично засвідчує зміст господарської операції. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Якщо законодавством не встановлені типові форми первинних документів, оформлення господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити, визначені вищезазначеними Законом України та Положенням.

Рахунок (рахунок-фактура) за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки ним не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції, а носить лише інформаційний характер. Форма рахунка (рахунка-фактури) не відноситься до типових форм, які затверджуються Державним комітетом статистики України, застосування її нормативно-правовими актами не передбачено (листи-роз'яснення Міністерства фінансів України від 27.11.2006 р. N 31-34000-20-23/25136 та від 09.07.2007 р. N 31-34000-20/23-4579/4800).

До документів, що підтверджують рух товарно-матеріальних цінностей, відносяться накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей, накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, товарно-транспортна накладна та інше.

Форми накладних є типовими формами первинного обліку, затвердженими відповідними нормативно-правовими актами Держкомстату.

Зважаючи на вищевикладене, підтвердним документом при реєстрації фінансових зобов'язань за отримані продукти харчування (код економічної класифікації видатків 1133 "Продукти харчування") та медикаменти (1132 "Медикаменти та перев'язувальні матеріали") є накладна.

Відповідно до нормативно-правових актів підтвердні документи подаються розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів до органу Державного казначейства України на стадії реєстрації зобов'язань та фінансових зобов'язань. До платіжного доручення підтвердні документи, як правило, не додаються.

Органи Державного казначейства України здійснюють платежі на підставі платіжних доручень за дорученнями розпорядників та одержувачів бюджетних коштів у разі наявності в обліку відповідного зобов'язання та фінансового зобов'язання у межах залишків на рахунках для обліку відкритих асигнувань (коштів) (пункт 12.3 Порядку обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затвердженого наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. N 89 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10.06.2004 р. за N 716/9315, та пункт 4.8.1 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Державного казначейства України від 04.11.2002 р. N 205 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26.11.2002 р. за N 919/7207).

Окремо слід зазначити, що розпорядник (одержувач) бюджетних коштів може здійснити погашення декількох фінансових зобов'язань, тобто оплату отриманих товарів за декількома накладними, шляхом формування одного платіжного доручення, за умови отримання цих товарів від одного постачальника.