Наличность - под отчет: разъясняют официальные органы Лига 2010-04-11

Наличность – под отчет: разъясняют официальные органы

При рассмотрении затронутой темы наибольшее внимание уделим письмам НБУ и ГНАУ. НБУ – потому что он является автором ключевого документа рассматриваемой сферы хоздеятельности предприятий (т. е. Положения № 637), а ГНАУ – поскольку именно на органы ГНС возложена обязанность контроля за правильностью осуществления субъектами хозяйствования операций с наличностью.

Сроки выдачи и возврата наличности

Напомним, что в соответствии с п. 2.11 Положения № 637 выдача наличности под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10-ти рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет. На все прочие производственные (хозяйственные) нужды устанавливается срок не более 2-х рабочих дней, включая день получения наличности под отчет.

Если же подотчетному лицу одновременно выдана наличность на командировку и для решения в этой командировке производственных задач, то срок, на который выдана такая наличность, может быть продлен до завершения срока командировки.

Сказанное подтверждается в п. 2.5.8 письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572.

Кроме того добавим: в соответствии с пп. 9.10.2 ст. 9 Закона № 889 не израсходованная в командировке наличность должна быть возвращена в кассу предприятия или зачислена на его банковский счет до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем возврата работника из командировки.

Выдачу лицу наличности под отчет можно производить при условии, что такое лицо отчиталось в установленном законодательством порядке за ранее полученные под отчет суммы.

В этом же разъяснении центральное налоговое ведомство обращает внимание на то, что Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее – Отчет) предоставляется работодателю до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия (задания) по поручению и за счет работодателя, предоставившего средства под отчет.

Одновременно с Отчетом (или до его представления) подотчетное лицо обязано вернуть неизрасходованные суммы наличности (при их наличии) работодателю.

Аванс на командировку

Действующим законодательством не установлено, за сколько дней до начала командировки предприятие выдает денежный аванс. Данный вопрос решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Именно об этом говорится в письме Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780.

Аналогичный вывод можно сделать и исходя из разъяснения НБУ (см. письмо от 25.09.2006 г. № 11-113/3548-10084).

В упомянутых разъяснениях не приводится достаточная аргументация в отношении сделанных выводов. Поэтому приведем подтверждающие законодательные нормы.

В п. 2.11 Положения № 637 говорится о том, что выдача наличности на командировку осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Как известно, таким законодательством является Инструкция № 59. В этом документе сказано только то, что предприятие обязано обеспечить работника денежными средствами перед выбытием его в командировку в размерах, достаточных для оплаты проезда, найма жилого помещения и суточных расходов. Об упомянутых сроках не упоминается вообще. Не установлены они и другими нормативно-правовыми актами.

Таким образом, аванс на командировку предприятие может выдавать подотчетным лицам в любое время (хоть за месяц или два до ее начала). Однако в этом случае необходимо помнить о соответствующих законодательных требованиях.

Во-первых, выдавать наличность работнику можно только после издания приказа о командировке. В противном случае для выдачи аванса просто не будет оснований. Если позже сроки выбытия в командировку будут перенесены, то этот факт также должен быть подтвержден документально (соответствующим приказом с обоснованием причин переноса).

Во-вторых, выдача работнику наличности под отчет может осуществляться только при условии, что он отчитался по ранее полученным суммам (п. 2.11 Положения № 637). Иными словами, если работнику выдан аванс на командировку, а он не представил Отчет по нему, то выдавать деньги такому работнику нельзя.

В-третьих, в соответствии с п. 1.14 р. II Инструкции № 59, если работник получил аванс на командировку за рубеж и не выехал, то он обязан отчитаться перед работодателем в течение 3-х рабочих дней со дня принятия решения об отмене командировки. Несмотря на то что эти требования установлены в отношении зарубежных командировок, «Б&З» рекомендует придерживаться их и в отношении обычных командировок (см. также письмо НБУ от 21.08.2008 г. № 11-113/3389-11406).

Выдача наличности неработнику

НБУ, отвечая на вопрос, может ли субъект хозяйствования выдавать наличность под отчет или на командировку физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с последним, дал отрицательный ответ. Такая наличность может быть выдана только работникам предприятия – подчеркнуло это ведомство (см. письмо от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871).

Вместе с тем, НБУ обратил внимание на то, что данный вопрос не является его компетенцией, и посоветовал обратиться за разъяснением в Минфин.

А что же Минфин? Исходя из разъяснения этого государственного органа, можно сделать вывод о том, что предприятие имеет право выдавать подотчетную наличность лицам, не состоящим с ним в трудовых отношениях (см. письмо от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774).

При этом необходимо соблюдать соответствующее требование законодательства, а именно: выдача наличности неработникам предприятия оформляется отдельным расходным кассовым ордером или расходной ведомостью. На каждое такое лицо оформляется отдельный документ (п. 3.5 Положения № 637).

Подотчет за свой счет

Не секрет, что на практике довольно часто встречаются операции, при которых подотчетное лицо приобретает для предприятия необходимые товарно-материальные ценности (работы, услуги) за свои средства, а уже потом обращается к руководителю с просьбой компенсировать понесенные им расходы.

Поскольку такие операции осуществляются обычно по предварительной договоренности между руководителем предприятия и работником, то понесенные расходы возмещаются последнему без вопросов.

Отметим также, что действующим законодательством прямо не предусмотрена данная форма взаимоотношений, однако нет и запрета на осуществление таких операций. Более того, некоторые государственные органы, в частности НБУ, ГНАУ и Минтруда, считают вполне возможным их осуществление.

При этом упомянутые органы в своих разъяснениях делают такие выводы:

• НБУ – при осуществлении расходов за счет собственных средств физического лица следует придерживаться 10-тысячного ограничения суммы наличных расчетов (письмо от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206);

• ГНАУ – Отчет должен представляться работником в установленные законодательством сроки (письмо от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116¹);

• Минтруда – сроки компенсации предприятием подотчетному лицу расходов, понесенных сверх выданной ему наличности, законодательством не установлены (письмо от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09).

_________
¹ Несмотря на то что данное разъяснение было предоставлено в период действия ныне утратившего силу Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72, считаем, что сделанный в нем вывод актуален и в настоящее время.

Выдача наличности частями

Данному вопросу посвящено как минимум два разъяснения, в которых указывается следующее:

• выдача лицу очередной суммы (части) наличности под отчет осуществляется при условии предоставления таким лицом Отчета за ранее полученные средства (см. письмо НБУ от 17.12.2007 г. № 11-113/4753-13126);

• выдача командированному работнику дополнительной суммы наличности не будет нарушением требований законодательства при условии наличия приказа предприятия о продлении срока командировки и предоставления Отчета об использовании всей суммы полученных им средств до окончания третьего банковского дня после завершения такой командировки (см. письмо НБУ от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658).

Ответственность за нарушения

В отношении ответственности за нарушение норм по регулированию обращения наличности подчеркнем три наиболее важных, по нашему мнению, момента. Само собой разумеется, что касательно каждого из них соответствующие государственные органы имеют собственное мнение. 

1. Штрафы, предусмотренные Указом № 436, применяются за нарушение норм по регулированию обращения наличности, т. е. норм Положения № 637. В связи с этим штраф, предусмотренный абз. 4 ст. 1 упомянутого Указа, в настоящее время на субъектов хозяйствования не налагается. Ведь в Положении № 637 отсутствует запрет на выдачу зарплаты из выручки при наличии налоговой задолженности у предприятия (см. письмо ГНАУ от 15.06.2006 г. № 6563/6/23-8019). То же самое можно сказать и в отношении ответственности за нецелевое использование полученной в банке наличности.

2. Штрафы, предусмотренные за нарушение норм по регулированию обращения наличности (согласно Указу № 436), являются административно-хозяйственными санкциями. Значит, они могут налагаться на субъектов хозяйствования в течение шести месяцев со дня выявления соответствующего нарушения, но не позднее чем через один год со дня совершения такого нарушения (см. письма Минюста от 02.12.2009 г. № 870-0-2-09-22, НБУ от 10.08.2007 г. № 11-113/3036-8220 и ВАСУ от 24.10.2008 г. № 1776/100/13-08)²;

_________
² Подробнее об этом читайте в статье «Полгода – со дня выявления, год – со дня нарушения. О наложении «наличных» штрафов».

3. Контроль за соблюдением предприятиями норм по регулированию обращения наличности, применение штрафных санкций, их виды и сроки наложения являются прерогативой органов ГНС. Об этом частично говорится в п. 7.3 Положения № 637, и на это обращает внимание НБУ (см. письмо от 10.08.2007 г. № 11-113/3036-8220).

автор: Андрей Нефёдов, редактор

Правовой глоссарий:

1. Закон № 889 – Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

2. Указ № 436 – Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

3. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

4. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.