Порядок оформления выдачи денежных средств под отчет Лига 2010-04-11

Порядок оформления выдачи денежных средств под отчет

Как мы уже говорили в статье «Подотчетные суммы и авансовый отчет: законодательные основы», исчерпывающего определения понятия «средства, выданные под отчет» не дает ни один из действующих законодательно-нормативных актов. Например, ГКУ, Положение № 637 и в Законе № 889 характеризуют использование подотчетных средств суммарно.

Так, в Положении № 637 говорится, что выдача и предоставление отчета по средствам, выданным в подотчет, производится в соответствии с законодательством Украины (п. 2.11).

А в п. 9.10 Законе № 889 сказано, что к подотчетным средствам относятся денежные суммы, полученные физлицом:

– на командировку;

– для осуществления отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их предоставило.

Также, в ряде статей ГКУ (п. 2 ст. 1007, ст. 1024), упоминается о том, что для осуществления определенных гражданско-правовых действий заказчик обязан предоставить исполнителю необходимые средства и возместить расходы, которые исполнитель понес в связи с таким выполнением. Круг таких гражданско-правовых действий шире, чем те из них, которые осуществляются только от имени лица, которое предоставляет средства для их осуществления. Так, в отношениях комиссии гражданско-правовые действия, которые осуществляет комиссионер, также осуществляются за счет средств комитента, однако нет условий осуществления этих действий от лица комитента. В рамках этих отношений комиссионер также обязан подать отчет об использовании полученных им от комитента средств. Однако данный вид отношений обычно не рассматривается в теме о подотчетных средствах, и форма отчета, который обязан подать комиссионер, четко не установлена законодательством. На практике под подотчетными имеются в виду только те денежные средства, которыми осуществляются расходы от имени лица, которое их предоставило.

Таким образом, подведем итог: подотчетные средства – это денежные средства, полученные физлицом для осуществления расходов на командировку или для осуществления расходов на отдельные гражданско-правовые действия от имени и за счет лица, которое их предоставило.

Способы выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства могут быть выданы физлицу под отчет как в наличной, так и в безналичной форме.

Например, выдача под отчет в наличной форме осуществляется путем выдачи денежных средств из кассы предприятия на основании расходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер, в свою очередь, выписывается на основании письменного распоряжения руководителя предприятия о выдаче средств на командировку работника или для выполнения гражданско-правового действия (приобретения запасов, основных средств, оплаты услуг и так далее). Такое основание обязательно указывается в расходном кассовом ордере.

В безналичной форме физлицо получает денежные средства в подотчет со дня зачисления таких средств на его личный счет в банке (п. 3.13 Положения № 137). Основанием для перечисления таких средств является также распоряжение руководителя предприятия. Ссылка на распоряжение и цель перечисления данных средств физлицу обязательно указывается в реквизите «назначение платежа» платежного поручения.

Одним из способов выдачи денежных средств в подотчет является также использование корпоративной карточки в соответствии с Положением № 137.

Корпоративная карточка – это платежная карточка, выпускаемая банком, в котором открыт счет юрлица или физлица – СПД, выдающих средства под отчет.

Используется эта карточка как для снятия наличных средств при помощи банкомата, так и для оплаты за товары, работы и услуги. Датой выдачи средств в подотчет в этом случае является дата снятия средств со счета или оплаты, произведенной с помощью корпоративной карточки. С целью недопущения кражи средств с использованием корпоративной карточки, или нецелевого использования таких средств карточка хранится в кассе лица, который владеет счетом в банке, к которому она дает доступ. Выдается данная карточка только по приказу руководителя и только тому лицу, которое в этом приказе указано.

Физлица, которые получили средства под отчет с помощью корпоративной карточки или на личный счет в банке, используют их по назначению без оприходования в кассе (п. 2.12 Положения № 637).

Однако выдача подотчетному лицу средств под отчет осуществляется при условии отчета им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы (п. 2.11 Положения № 637). Обращаем внимание: хотя это ограничение установлено для операций с наличностью, на практике оно распространяется также и на случаи выдачи средств посредством перечисления их на личный счет физлица или при помощи корпоративной карточки.

С другой стороны, действующее законодательство не запрещает выдавать аванс в пределах одной командировки несколькими частями. Например, доперечисляя денежные средства на личную карточку работника (письмо НБУ от 17.12.2007 г. № 11-113/4753-13126).

Как известно, выдавать денежные средства под отчет можно как в национальной валюте Украины (гривнях), так и в иностранной валюте. Если иностранная валюта выдается под отчет при помощи мультивалютной корпоративной карточки, следует помнить, что при помощи корпоративных карточек нельзя осуществлять расчеты по внешнеэкономическим договорам (контрактам) (п. 3.11 Положения № 137).

Если иностранная валюта выдается под отчет в наличной форме, то порядок ее выдачи и использования регулируется Положением № 200. В нем указано, что:

– субъекты предпринимательской деятельности (далее – СПД) имеют право использовать наличную иностранную валюту для выплаты аванса¹ командируемому работнику на расходы, связанные с командировкой и на представительские расходы. То есть на расходы, связанные с оплатой разрешений на въезд (визу), суточные, наем жилого помещения, организацию приемов, транспортные и иные расходы за рубежом;

____________
¹ Возмещение работнику-резиденту расходов, понесенных в его собственных средствах в иностранной валюте, осуществляется в гривне по курсу НБУ на день выплаты таких средств (но не позднее 3-го дня со дня утверждения авансового отчета), а работнику-нерезиденту, по его желанию, как в инвалюте, так и в гривне (п. 2.5 Положения № 200).

– выдачу средств на командировку осуществляет уполномоченный банк. Он же осуществляет и покупку иностранной валюты, если ее нет на счете СПД;

– выдача валюты на командировку осуществляется на основании заявления лица, отправляющего физлицо в командировку, доверенности, выписанной на имя лица, которое будет получать валюту непосредственно в уполномоченном банке, и письма-расчета. Письмо-расчет не имеет типовой формы, но должно содержать в себе такие реквизиты:

– Ф. И. О. лиц, которые отправляются в командировку за рубеж;

– расчет их расходов.

Кроме наличных средств командируемым работникам могут быть выданы также дорожные чеки в инвалюте. Для их оформления в уполномоченный банк нужно подать заявление и письмо-расчет.

Следует помнить, что одному физлицу можно выдать в наличной валюте и в дорожных чеках только ту сумму, которую он может вывезти за рубеж в соответствии с действующим законодательством. На данный момент размер этой суммы установлен Постановлением № 148 и составляет:

– сумму в эквиваленте 10000 евро без декларирования,

– сумму, которая превышает эквивалент 10000 евро с письменным декларированием в полном объеме провозимой суммы (раздел 2 Постановления № 148). При этом на сумму превышения у лица, которое вывозит валюту за рубеж, должны быть документы, подтверждающие снятие средств со счетов в банке или в другом финансовом учреждении.

Сроки использования подотчетных средств

Сроки отчета за полученные под отчет денежные средства определены, в частности, ст. 9 Закона № 889. Отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет, представляется подотчетным лицом до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего денежные средства под отчет. Типовая форма отчета установлена Приказом № 440. Вместе с отчетом подаются документы в оригинале, которые подтверждают стоимость понесенных в связи с командировкой расходов (п. 1.11 Раздела 1, п. 1.15 Раздела 2 Инструкции № 59).

Положение № 637 при этом только конкретизирует требования Закона № 889 в части проведения наличных расчетов в национальной валюте (см. письмо НБУ от 14.08.2009 г. № 25-313/2015-15472).

Если подотчетному лицу одновременно выдаются средства на командировку и средства для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и закупки вторсырья), то срок, на который выданы подотчетные средства, может быть продлен до завершения срока командировки.

Сумма излишне израсходованных средств (остаток средств сверх суммы, потраченной в соответствии с отчетом об использовании средств, полученных под отчет) подлежит возврату в кассу или зачислению на соответствующий банковский счет СПД, которое их предоставило (п. 1.11 Раздела 1, п. 1.15 Раздела 2 Инструкции № 59).

Неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, которая была получена СПД с текущего счета в уполномоченном банке для обеспечения расходов на командировку работников за границу, подлежит зачислению на текущий счет в иностранной валюте СПД в этом банке в течение 5 банковских дней со дня оприходования данного остатка в кассу СПД (п. 8.4 Положения № 200).

Если же руководитель предприятия принял решение об отмене командировки, оформленное приказом (распоряжением), то подотчетное лицо обязано вернуть в кассу предприятия средства, выданные ему как аванс на командировку и на решение в этой командировке хозяйственных вопросов, в сроки, установленные ст. 9 Закона № 889 (см. письмо НБУ от 21.08.2008 г. № 11-113/3389-11406).

Форма отчета подотчетного лица

Рассмотрим, как составляется отчет об использовании средств, полученных на командировку или под отчет (или авансовый отчет, как его часто называют). Данный документ позволяет физлицу не только отчитаться об использовании аванса, но и отразить расходование собственных средств, которые, по мнению физлица, СПД должен ему возместить. Фактическое возмещение средств происходит только тогда, когда руководитель СПД утвердил авансовый отчет в том виде, в котором он был подан.

Пример.

Сидоров С. В. был отправлен в командировку в Женеву. Ему был выдан аванс в сумме 2000 евро. По возвращении из командировки Сидоров С. В. подал авансовый отчет в следующей форме.

Ответственность за нарушение порядка оформления выдачи средств в подотчет

Применение штрафных санкций за нарушение порядка оформления и процедуры выдачи под отчет наличности предусмотрено ст. 1 Указа № 436. Данная статья гласит, что за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам, с СПД, выдавшему такие средства, применяется штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм. Этот штраф взимается органами государственной налоговой службы на основании материалов проведенных ими проверок и данных государственной контрольно-ревизионной службы, финансовых органов и органов Министерства внутренних дел Украины в установленном законодательством порядке (ст. 2 Указа № 436).

Кроме того, ст. 164² КоАП лицам, виновным в данном нарушении, грозит административный штраф в размере от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан (то есть от 136 до 225 грн.). А в случае повторного нарушения в течение года – в размере от 10 до 20 необлагаемых минимумов доходов граждан (то есть от 170 до 340 грн.). Налагать такой штраф могут представители органов государственной контрольно-ревизионной службы (ст. 234¹ КоАП).

автор: Анна Быкова, консультант
по вопросам учета
и налогообложения

Правовой глоссарий:

1. ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. КоАП – Кодекс Украины об административных правонарушениях.

3. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

4. Закон № 889 – Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

5. Положение № 137 – Положение о порядке эмиссии платежных карт и осуществлении операций с их использованием, утвержденное постановление Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137.

6. Постановление № 148 – постановление Правления НБУ «О перемещении наличности и банковских металлов через таможенную границу Украины» от 27.05.2008 г. № 148.

7. Правила № 200 – Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200.

8. Указ № 436 – Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

9. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

10. Приказ № 440 – приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета» от 19.09.2003 г. № 440.