Штатное расписание на предприятии: как обойти подводные камни Лига 2010-02-26

Штатний розпис на підприємстві: як оминути підводне каміння

Цікаво, що жоден законодавчий чи нормативний акт не містить чіткого визначення терміна «штатний розпис». В юридичних довідниках під ним розуміють документ, яким встановлюється структура, штат, посадові оклади, а також назви посад та чисельність персоналу.

Єдиної уніфікованої форми штатного розпису законодавством не передбачено. Винятком можна вважати лише бюджетні організації. Відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228, типову форму штатного розпису таких установ затверджує Мінфін.

Здебільшого штатний розпис містить таку інформацію:

• перелік посад;

• кількість штатних одиниць;

• суми посадових окладів та надбавок;

• місячний фонд оплати праці.

Мінпраці наголошує на обов'язковості затвердження штатного розпису на підприємстві. Так, у листі № 162/06/187-07 від 27.06.2007 р. воно зазначає, що відсутність на підприємстві штатного розпису вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з ч. 1 ст. 41 КпАП. При цьому Мінпраці звертає увагу на те, що питання, пов'язані з обліком штатних працівників, регулюються Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженою наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286. Дія зазначеної Інструкції поширюється на всіх юридичних осіб, їх філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб – підприємців, що використовують найману працю.

Отже, на кожному підприємстві має бути штатний розпис. На його основі вирішуються як внутрішні (прийом на роботу і переведення працівників, встановлення доплат тощо), так і зовнішні питання (складання і подання до державних органів встановленої звітності). Відсутність на підприємстві штатного розпису може призвести до непорозумінь з представниками Держнаглядохоронпраці при перевірці підприємства.

При складанні штатного розпису бажано дотримуватись певних правил запису назв професій. Оскільки законодавством не регламентовано питання оформлення штатного розпису, сам факт наявності у ньому назв посад і професій, не передбачених Класифікатором професій ДК 003:2005, затвердженим наказом Держспоживстандарту від 26.12.2005 р. № 375, не можна кваліфікувати як порушення. Проте працівника буде прийнято на ту посаду, яка вказана у штатному розписі, і в його трудовій книжці з'явиться відповідний запис. Згідно з п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту  від 29.07.93 р. № 58, внесення відомостей про роботу до трудової книжки здійснюється відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі. Таким чином, у випадку невідповідності назви професії у трудовій книжці Класифікатору виникає порушення. Наприклад, нині в трудових книжках записують таку посаду, я «менеджер з продажу», але Класифікатором такої професії не передбачено.

Найменування посад вносяться до штатного розпису відповідно до Класифікатора – точна назва посади з використанням похідних слів відповідно до додатку Б. Крім того, у примітці 2 до Класифікатора зазначено, що назви професій можуть бути розширені користувачем для внутрішнього використання термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані функції, сферу діяльності за умови лаконічності їхнього викладу. Таким чином, до штату підприємства можуть вводитися, наприклад, посади «фахівець з питань...» (уточнюється сфера діяльності і функції), «начальник... відділу... департаменту» (конкретизується місце роботи) тощо.

Подібний механізм формування назв не може застосовуватись стосовно посади «менеджер з продажу», оскільки, як зазначалося вище, у Класифікатором не передбачена професія «менеджер». Натомість є конкретні назви для посад так званого менеджерського складу: менеджер з персоналу, менеджер з логістики, менеджер з оптової торгівлі тощо.

Щодо «подвійних» посад на кшталт секретар-діловод, водій-експедитор, то вони є порушенням порядку запису професій, встановленого Класифікатором. У такій ситуації фактично йдеться про суміщення професій: працівник виконує разом зі своєю основною роботою (бухгалтер, водій, секретар), обумовленою трудовим договором, додаткову роботу, пов'язану з іншою посадою, без звільнення від основної. Саме тому до штатного розпису слід ввести обидві посади. Співробітнику, що їх суміщає, має нараховуватись доплата за суміщення професій (посад) відповідно до ст. 105 КЗпП.

Нині при нарахуванні пенсій в першу чергу беруться до уваги не відомості, вказані у трудових книжках, а дані персоніфікованої системи обліку внесків до Пенсійного фонду. Тому зараз складно оцінити наслідки некоректного написання назви професії в трудовій книжці. Це питання є принциповим лише для тих працівників, які мають право на пенсію за віком на пільгових умовах. Записи у їхніх трудових книжках обов'язково мають відповідати Спискам виробництв, робіт, професій, посад і показників, які дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Для роботодавців зазначена помилка в оформленні трудової книжки відповідно до ст. 41 КпАП загрожує штрафом у розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (255–850 грн.).

Щодо періодичності та перегляду штатного розпису зазначимо, що згідно з Порядком складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228, в обов'язковому порядку свої штатні розписи мають затверджувати на початку кожного року лише бюджетні установи.

Підприємства недержавної форми власності переглядають й знову затверджують новий штатний розпис відповідно до власних потреб.

Зміни до штатного розпису вносяться у випадку введення чи виключення штатних одиниць, зміни розміру оплати праці або суттєвих умов праці (системи та розміру оплати праці, розрядів та найменувань посад тощо).

Звертаємо також увагу на те, що згідно зі ст. 32 та 103 КЗпП про зміни умов праці у бік погіршення або зміни суттєвих умов праці власник або уповноважений ним орган зобов'язаний повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці. За умови додержання зазначених вимог кількість та періодичність змін до штатного розпису протягом року не обмежуються.

Наталія Худенко