| Учет доходов-расходов СПД Бух неделя 2008-10-20ОБЛІК ДОХОДІВ І ВИТРАТ ПІДПРИЄМЦЯ НА ЗАГАЛЬНІЙ СИСТЕМІ ОПОДАТКУВАННЯ “Бухгалтерський тиждень” № 42, від 20 жовтня 2008 р. Інеса Мокроніс консультант газети «Бухгалтерський тиждень»
Документи статті КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х. Закон про систему оподаткування — Закон України «Про систему оподаткування» від 25.06.91 р. № 1251-XII. Закон про автотранспорт — Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 p. № 2344-III. Закон про податок на прибуток — Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР. Декрет про прибутковий податок — Декрет КМУ «Про прибутковий податок з громадян» від 26.12.92 р. № 13-92. Положення № 614 — Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614. Інструкція № 12 — Інструкція про оподаткування доходів фізичних осіб від зайняття підприємницькою діяльністю, затверджена наказом ДПАУ від 21.04.93 р. № 12. Інструкція № 22 — Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22. Методичні рекомендації № 157 — Методичні рекомендації щодо запровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування та побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затверджені наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17.06.2003 р. № 157.
Сьогодні ми вирішили розглянути важливу для кожного підприємця на загальній системі оподаткування тему — як правильно обліковувати свої доходи та витрати. Саме тут і тепер ви зможете докладно довідатися, як же відображати отриманий при провадженні підприємницької діяльності дохід, а також, як не помилитися та не втратити право на свої законні витрати.
Облік доходу Дохід підприємця на загальній системі оподаткування є виручкою, отриманою ним у грошовій або натуральній формі. Надалі від такої виручки віднімаються певні витрати (докладніше про умови визнання витрат — далі) і з суми, що залишилася, сплачується податок з доходів фізичних осіб (ПДФО — 15 %). Зрозуміло, що чим більше сума доходу, тим більший ПДФО доведеться сплатити. Тому цілком природно, що жодних обмежень щодо визнання тієї чи іншої суми виручкою законодавством не встановлено: до неї включаються всі грошові надходження та надходження в натуральній формі*, отримані під час провадження підприємницької діяльності. Уключаються відразу, у момент їх отримання, і відображаються у Книзі обліку доходів і витрат (далі — Книга за формою № 10), при цьому жодних документів, що підтверджують отримання виручки, ні Декрет про прибутковий податок, ні Інструкція № 12 не вимагають. Але це з одного боку. * Дохід у натуральній формі може виникати у зв'язку з бартерними операціями, безоплатним отриманням майна тощо. З іншого — сам підприємець зацікавлений виручку зменшити. А зменшити її можна тільки на ті витрати, які саме з нею пов'язані (cm. 13 Декрету про прибутковий податок). От для цих цілей підприємцю й можуть стати у пригоді документи, що свідчать про отримання виручки, оскільки в них зазначено, який товар (продукцію) продано та кому. На підставі таких даних легко довести зв'язок витрат з отриманим доходом, отже, можна законно зменшити дохід на суму витрат. Таким чином, мати документи про надходження виручки все ж таки бажано. Але якщо сталося так, що таких документів немає (пошкоджено, втрачено тощо), то для доведення зв'язку витрат з доходом можна обійтися й записами у книзі за формою № 10. Тим більше, повторимося, законодавство не містить вимог про наявність документів, що підтверджують дохід.
Умови визнання витрат Під час провадження діяльності підприємець витрачає свої кошти, щоб придбати товар з метою його подальшого перепродажу (або матеріали для виготовлення продукції), видати зарплату найманим працівникам, заплатити за оренду приміщення, електроенергію, сплатити до бюджету податки тощо. Усе це є витратами підприємця. Для цілей оподаткування отриманий дохід можна зменшити не на всі поспіль витрати, а тільки на ті, які відповідають певним критеріям. Два варіанти визнання витрат. Стаття 13 Декрету про прибутковий податок передбачає два альтернативних способи визначення суми витрат підприємця: 1. За нормами. У цьому випадку сума фактично понесених витрат не має значення, оскільки немає необхідності їх документально підтверджувати. Отриманий дохід зменшується на витрати, обчислені за нормами, наведеними в додатку 6 до Інструкції № 12. Такі норми являють собою відсоток від доходу і визначаються залежно від виду діяльності. Але здебільшого витрати, розраховані за нормами, значно нижче від фактичних витрат підприємця, що є невигідним. Тому краще скористатися другим варіантом; 2. За документами. Декрет про прибутковий податок дозволяє відносити до складу витрат усі витрати підприємця, які відповідають таким вимогам: — фактично витрачені, тобто мала місце сплата коштів або передача іншої компенсації, і документально підтверджені, тобто є відповідний розрахунковий, платіжний документ; — їх зазначено у cm. 5 або 8 Закону про податок на прибуток; — отримано дохід, безпосередньо пов'язаний саме з цими витратами. Причому важливо, щоб усі зазначені умови було виконано одночасно. Якщо порушена хоча б одна з них (наприклад, немає розрахункового документа або ще не отримано дохід), такі витрати включати до витрат не можна. Припустимо, усі вимоги виконано. Але навіть у такому випадку зменшити дохід звітного періоду можна тільки на суму витрат, що не перевищує розмір отриманого доходу (тобто відображати збиток не можна). Розглянемо поквартально. Оскільки декларація про податок з доходів подається наростаючим підсумком за квартал, півріччя, дев'ять місяців і рік, то ці періоди і є звітними. Виходить, якщо в І кварталі в нас не вистачило доходу (тобто маємо надлишок витрат), у ньому витрати ми обліковуємо не повністю. Але вже за підсумками півріччя ті ж зайві витрати І кварталу можуть покритися доходом. Якщо ж і за півріччя утворився надлишок витрат, тоді дивимося, що вийде за дев'ять місяців, рік. І тільки за підсумками року маємо остаточний результат — тоді вже зайві витрати нікуди не можна буде переносити — про них ми забуваємо (тобто на наступний рік збитки не переносяться). Отже, ми розглянули два методи визначення витрат: за нормами та за документами. Зауважимо, що поєднувати їх протягом одного звітного року не можна, тобто підприємець протягом року не має права одні витрати обліковувати за нормами, а інші — підтверджувати документами. У такий спосіб змінити метод обліку витрат можна буде тільки з наступного року. Як правило, найбільше запитань виникає саме щодо документального підтвердження витрат. Зупинимося на цьому докладніше.
Документальне підтвердження та зв'язок з отриманим доходом 1. Факт понесения витрат (оплати) підтверджується розрахунковими (платіжними) документами. До найпоширеніших з них належать: - при готівковій оплаті — чеки РРО, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів (ПКО), розрахункові документи довільної форми (їх видають підприємці, які не використовують РРО або КОРО); - при безготівкових розрахунках — платіжні доручення. Відразу зауважимо, що піклуватися про відповідність зазначених документів до вимог законодавства зобов'язана особа, яка їх видала. У свою чергу, сам підприємець зацікавлений у тому, щоб у податківців під час перевірки не виникли сумніви щодо достовірності документів, які підтверджують його витрати (а то можуть їх не зарахувати та донарахувати ПДФО). Тому слід стежити, щоб у розрахунковому документі було зазначено: кому, за що, скільки та коли заплатив підприємець. Інші «недоліки» або «вади», на наш погляд, не є підставою виключати такі витрати зі складу витрат. Для обережних платників податків, які не збираються ризикувати, у кінці статті наведено таблицю з правилами оформлення розрахункових документів. За нею можна звіряти отримані від продавців розрахункові документи. Зазначимо й такий момент: іноді підприємець придбаває товари на ринку, унаслідок чого жодного документа про суму сплачених коштів у нього немає. У таких випадках доцільно складати акти закупівлі в довільній формі* (орієнтуватися можна на форму акта, наведену в додатку 5 до Методичних рекомендацій № 157). * У такому акті потрібно зазначити місце та дату укладення правочину, прізвище, ім'я, по батькові продавця, його ідентифікаційний номер (за відсутності ідентифікаційного номера — відомості з паспорта продавця), найменування продукції, ціну одиниці продукції, обсяг проданої продукції, суму утриманого з продавця – фізичної особи ПДФО, суму виплачених йому коштів, підпису продавця та покупця про отримання й виплату коштів. 2. Як довести зв'язок з отриманим доходом? Щодо документів, які підтверджують зв'язок витрат з доходами, то ситуації тут виникають різні. Так, зв'язок витрат на придбання товару з отриманим від їх продажу доходом досить просто простежується через розрахункові документи, тому жодні інші докази не потрібні. Складнішою є справа з непрямими витратами, такими як телефонні дзвінки, рекламні заходи, ПММ, орендна плата тощо. Однозначно віднести їх до конкретної суми отриманого доходу просто неможливо. У зв'язку з цим підприємцю слід додатково подбати про наявність до розрахункових ще й первинних документів, що підтверджують зв'язок понесених витрат з господарською діяльністю*. Приклади найпоширеніших ситуацій і документів щодо них наведемо далі. * Господарська діяльність — це будь-яка діяльність особи, спрямована на отримання доходу у грошовій, матеріальній або нематеріальній формах, коли особиста участь цієї особи в організації такої діяльності є регулярною, постійною та істотною (п.п. 1.32 Закону про податок на прибуток). Для підприємця — це підприємницька діяльність. Тепер розберемося з тим, коли ж такі витрати можна врахувати у складі витрат.
Момент визнання витрат Почнемо з того, що записати свої витрати до Книги за формою № 10 підприємець може відразу — на дату їх здійснення (докладніше див. підрозділ статті «Порядок ведення Книги за формою № 10»). Але зменшити отриманий дохід наприкінці звітного періоду можна буде тільки на ті із записаних витрат, за якими вже настав момент їх визнання витратами. Прямі витрати. Отже, вартість придбання товару (щодо продукції — вартість її виготовлення) можна без сумнівів віднести до конкретного доходу. Уключати такі витрати до валових можна в момент отримання доходу від продажу цих товарів. Але слід пам'ятати, що нам потрібні документи про оплату такого товару. Узагалі це має такий вигляд: Таблиця.
Отже, важливо не помилитися та не зменшити дохід на вартість товару: — який уже придбано, але ще не отримано гроші від покупців за його реалізацію. Такі витрати нібито «зависають» і перетворюються на витрати тільки в тому періоді, в якому підприємець отримає гроші або іншу компенсацію від їх продажу; — дохід від продажу якого у звітному періоді вже отримано, але за самий товар ще не сплачено постачальнику. Такі витрати записати до Книги за формою № 10 можна буде тільки після їх оплати (отримавши від постачальника відповідний розрахунковий документ). Непрямі витрати. Набагато актуальнішим є питання щодо віднесення витрат непрямих, які прямо пов'язати з отриманим доходом складно, проте зрозуміло, що без них отримати дохід ніяк не вдалося б. Залежно від ситуації це може бути зарплата найманих працівників, відрахування до фондів страхування, орендна плата, плата за електроенергію, воду, вартість бензину для автомобіля, сплата податків тощо. Виникає запитання: як обліковувати такі витрати? У загальному випадку вони включаються до витрат у тому звітному періоді, в якому їх понесено (оплачено). Причому дохід зменшується спочатку на суму прямих витрат, а потім уже враховуються непрямі витрати. Але є й деякі нюанси. Розглянемо основні з них, відповідаючи на найактуальніші запитання.
Порядок ведення Книги за формою № 10 Звичайно ж, неможливо залишити без уваги документ, на підставі якого підприємець веде облік своїх доходів і витрат — Книга за формою № 10. Як її вести? Загальні правила відображення записів у цій Книзі наведено в листі ДПАУ від 05.11.97р. № 17-0117/10-8886. Книга заводиться самим підприємцем за формою, установленою в Інструкції № 12 з урахуванням вимог податкової. Вона нумерується, прошнуровується та реєструється в податковому органі в момент узяття підприємця на облік. Записи вносяться розбірливо, підчистки не допускаються. Виправлення вносяться окремим записом з підписом підприємця (старий запис закреслюється). Виручка відображається у Книзі за формою № 10 у момент її отримання (такий запис є оприбуткуванням готівки). Витрати записуються на дату їх здійснення, а після закінчення кварталу цей показник перераховується з урахуванням отриманих доходів. Щоправда, на практиці податківці допускають і відображення витрату Книзі за формою № 10 на дату отримання доходу, з яким ці витрати безпосередньо пов'язані. Так, звичайно ж, простіше. Але це стосується тільки прямих витрат (на придбання товару), адже непрямі з конкретного доходу не пов'яжеш, тому залишається відображати їх у тому періоді, за який вони понесені. Підсумки у Книзі обов'язково підраховувати щокварталу для заповнення декларації. Підприємець може підсумовувати свою діяльність і частіше ніж раз на квартал (якщо йому так зручніше). Використана Книга здається до податкового органу. Відповідальність за неведення Книги за формою № 10 полягає в застосуванні штрафу за cm. 1641 КУпАП у розмірі від 51 до 136 грн. (від 3 до 8 нмдг).
Висновки Доходом підприємця визнаються всі грошові надходження або надходження в натуральній формі, пов'язані з підприємницькою діяльністю. Законодавство не вимагає жодних документів, що підтверджують отримання доходу, хоча їх краще мати. Витрати визначаються одним із двох способів: або за нормами (тоді підтверджувати їх документально не потрібно), або за документами. Останній варіант дозволяє відносити до складу витрат усі витрати підприємця, які одночасно відповідають таким вимогам: — фактично витрачені (є розрахунковий, платіжний документ); — згадуються у cm. 5 або 8 Закону про податок на прибуток; — отримано дохід, який безпосередньо пов'язаний саме з цими витратами. У випадку із затратами на придбання товару зв'язок з доходом легко підтвердити тими ж розрахунковими документами. А щодо затрат, які неможливо віднести до конкретної суми доходу (наприклад, витрати ПММ), слід подбати про наявність додатково до розрахункових ще й первинних документів, які підтверджують зв'язок понесених затрат з госпдіяльністю. Але навіть при дотриманні всіх умов зменшити дохід звітного періоду можна тільки на таку суму витрат, що не перевищує розмір отриманого доходу. Крім витрат, зменшує дохід і амортизація. Щоправда, останнім часом податківці вирішили, що підприємцям нараховувати її взагалі не можна. Але аргументація їх не витримує жодної критики, тому, маючи первинний документ про нарахування амортизації (довільної форми), можна законно зменшувати дохід звітного періоду на суму амортизаційних відрахувань. І нарешті, у Книзі за формою № 10 виручка відображається в момент її отримання, а витрати — на дату їх здійснення. Але після закінчення кварталу витрати перераховуються з урахуванням отриманого доходу. Щоправда, на практиці податківці дозволяють відображення витрат у Книзі за формою № 10 на дату отримання доходу, з яким ці витрати безпосередньо пов'язані (щоб потім не перераховувати). Але це належить тільки до прямих витрат (придбання товару), адже непрямі витрати до конкретного доходу не прив'яжеш, тому залишається відображати в тому періоді, за який вони понесені.
|