Инвентаризация на автотранспорте: особенности проведения Лига 2009-11-01

Инвентаризация на автотранспорте: особенности проведения

Бухгалтер&Закон 26.10.2009 – 01.11.2009, № 22 (22)

Инвентаризация подвижного состава

В соответствии с П(С)БУ 7 и ДК 013-97, транспортные средства, в том числе легковые и грузовые автомобили, автомобили специализированные (включая самосвалы, автокраны, и т. д.), а также прицепы и полуприцепы к ним (далее – подвижной состав), относятся к составу таких активов автотранспортного предприятия, как основные средства (далее – ОС).

Инвентаризация ОС проводится в порядке, определенном Инструкцией № 69. В частности, обязательная инвентаризация активов предприятия, согласно п. 12 Порядка № 419 и п. 3 Инструкции № 69, проводится перед составлением годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Проведение инвентаризации также обязательно, в том числе, при замене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел), при выявлении фактов кражи или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов), по предписанию судебно-следственных органов, в случае техногенных аварий, возникновения пожара или стихийного бедствия (на день после окончания аварии, поджара, бедствия), в случае ликвидации предприятия, при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи) (п. 3 Инструкции № 69 и п. 12 Порядка № 419).

Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель автотранспортного предприятия. Он должен создать все необходимые условия для ее проведения, определить в приказе по предприятию, составленном в свободной форме, конкретные объекты подвижного состава, подлежащие инвентаризации (все или, например, только грузовые, легковые и пр.), установить срок ее проведения, утвердить состав инвентаризационной комиссии.

Из Инструкции № 69 следует, что одной из основных задач инвентаризации является выявление фактического наличия основных средств в натуре. Проще говоря, инвентаризационной комиссией автотранспортного предприятия должно быть подтверждено наличие каждой единицы его подвижного состава.

Поэтому инвентаризация автотранспорта, как правило, осуществляется до начала работы или после окончания работы по месту его размещения (в гаражах, на стоянке и пр.). Если же это невозможно по причине отсутствия автотранспорта в связи с выполнением работы на разных объектах или у разных заказчиков, целесообразно организовать место единого сбора для целей проведения такой инвентаризации. Инвентаризация также может проводиться посредством выезда инвентаризационной комиссии в места размещения подвижного состава (производственные базы, объекты строительства и пр.) или временного нахождения (длительный ремонт на сторонней СТО и др.). 

Также в случае проведения обязательной инвентаризации перед составлением годовой финансовой отчетности (в срок с 1 октября по 31 декабря) можно приказом по предприятию, кроме плановой даты проведения инвентаризации, предусмотреть резервную дату – для тех автотранспортных средств, которые на момент фактической проверки выполняют длительную перевозку или отсутствуют на месте проведения инвентаризации по иным причинам.

Во время проведения инвентаризации комиссией фиксируются следующие параметры: наименование, марка (модель) объекта подвижного состава, государственный регистрационный номер, гаражный номер. При необходимости уточняются сведения о состоянии и пробеге, о номере шасси (кузова, рамы). Устанавливаются также визуально те объекты подвижного состава, которые частично утратили свое первоначальное качество (обращается внимание на покраску, состояние дисков, шин, фар, стекла, зеркал и прочих составных частей подвижного состава) или непригодны к дальнейшему использованию.

Данные фактической проверки подвижного состава заносятся в инвентаризационную опись. «Б&З» обращает внимание, что форма инвентаризационной описи ОС (№ инв-1) утверждена еще в 1989 г. Постановлением № 241. По этому поводу Госкомстат Украины разъяснил, что для оформления результатов инвентаризации формы из Постановления № 241 могут применяться (см. письмо от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18). В то же время требование обязательности использования формы № инв-1 отсутствует. Поэтому предприятия, руководствуясь Положением № 88, имеют возможность пользоваться самостоятельно разработанными унифицированными формами описей. На арендованные основные средства такая опись составляется отдельно.

Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. Проще говоря, бухгалтерией в инвентаризационную опись вносятся данные о количестве и стоимости подвижного состава на дату проведения инвентаризации.

Отметим, что в случае выявления во время инвентаризации объектов подвижного состава, по которым отсутствуют некоторые характеризующие их данные, инвентаризационная комиссия должна найти и включить недостающую информацию в инвентаризационную опись: естественно, если это физически возможно.

Последние номера документов (ТТН, путевой лист, CMR и пр.) в случае движения подвижного состава во время инвентаризации приводятся в двух строках инвентаризационной описи перед подписями председателя и членов инвентаризационной комиссии, а в таблице этой описи проставляется соответствующая отметка о выбытии. Данные инвентаризационной описи подтверждают своей подписью материально ответственные лица (к примеру, водители автотранспортных средств) и бухгалтер, ее проверивший.

Данные о дате приобретения или сооружения неотраженных в бухгалтерском учете объектов подвижного состава приводятся в инвентаризационных ведомостях.

Инвентаризация ГСМ

Все ГСМ (бензин, дизельное топливо, моторное масло и пр.), которые учитываются по субсчету 203 «Топливо» счета 20 «Производственные запасы», подлежат инвентаризации. Причем инвентаризацию проводят, руководствуясь требованиями Инструкции № 69 (кроме бюджетных) и Инструкции № 90 (для бюджетных учреждений), независимо от того, где находятся ГСМ: в емкостях, резервуарах, канистрах, баках автомобилей и др. Естественно, нужно учесть и определенные особенности.

Так, основной целью инвентаризации ГСМ является:

– выявление фактического наличия ГСМ (л, тонн, м куб.) по маркам и видам, местам хранения, материально ответственным лицам;

– сравнение фактического наличия ГСМ по маркам и видам с данными бухучета;

– проверка выполнения условий и порядка хранения ГСМ.

Если емкости, наполненные продавцом (производителем) определенным количеством ГСМ, не подлежат вскрытию по условиям хранения, то инвентаризационная комиссия проверяет их фактическое наличие. К примеру, инвентаризационной комиссией во время проведения инвентаризации установлено, что моторное масло одной и той же марки одного вида хранится в запечатанных емкостях: 50 шт. – по 1,5 л в каждой, 30 шт. – по 2 л. Соответственно, будет установлено при проверке 135 л (50 шт. x 1,5 л + 30 шт. x 2 л) моторного масла. Кроме того, можно перепроверить расфасованные ГСМ методом взвешивания.

Для обеспечения определения достоверности объема (количества) ГСМ в емкостях и резервуарах предприятия обязаны использовать средства измерительной техники, к примеру металлические рулетки с грузом, метрштоки, другие средства измерения, допущенные к использованию Госпотребстандартом.

При измерении фактического наличия ГСМ можно воспользоваться ГОСТом 26976-86 «Нефть и нефтепродукты. Методы измерения массы», а также методологией, предложенной Инструкции № 281.

Количество неиспользованного топлива в баках автомобилей также определяется с помощью измерительной техники (к примеру, при помощи так называемой мерной линейки), если к ним есть соответствующий доступ. В ином случае можно использовать данные измерительных приборов автомобиля или же установить остаток топлива в баке автомобиля, слив топливо в измерительные емкости.

На приходных документах на ГСМ, которые поступили на предприятие и приняты во время проведения инвентаризации, материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя проставляется надпись «после инвентаризации» (с указанием даты записи).

Инвентаризация ГСМ оформляется Актом за подписью председателя и членов инвентаризационной комиссии (можно использовать акт по форме № 24-НП, приведенный в Инструкции № 281, предварительно внеся в него необходимые для предприятия изменения). Один экземпляр Акта подается в бухгалтерию, а другой – остается у материально ответственного лица. Недостатки по технической части (отсутствие герметичности запорной арматуры емкостей, неисправность оборудования резервуаров, приборов замера и контроля и пр.) комиссия также отмечает в Акте инвентаризации.

Кроме всего прочего, в нем приводятся данные о наличии ГСМ по данным бухучета, а также результат инвентаризации: недостача или излишки. Отметим также, что с целью недопущения расхождения фактических данных о количестве (объеме) ГСМ с данными бухгалтерского учета рекомендуем включать в Акт инвентаризации информацию о топливе, указанном в талонах и других документах, являющихся эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ, которое принадлежит автотранспортному предприятию и хранится на других предприятиях, и при возможности осуществлять проверку наличия таких ГСМ.

Члены инвентаризационной комиссии вместе с бухгалтерской службой анализируют результаты инвентаризации и разрабатывают предложения относительно зачета недостач и излишков, а также списания недостачи ГСМ в пределах норм естественных потерь.

Инвентаризация перевозимого груза

Автотранспортное предприятие несет ответственность за груз, принятый к перевозке. Этот груз не является собственностью перевозчика. Поэтому, исходя из требований Инструкции № 291, должен учитываться на соответствующих забалансовых субсчетах забалансового счета 02 «Активы на ответственном хранении».

Причем учет ценностей по этому субсчету ведется по ценам, предусмотренным в договорах, актах приемки-передачи и прочих документах.

Принятый к перевозке груз (имущество, материальные ценности и пр.) подлежит инвентаризации, согласно п. 5 Инструкции № 69, в случае, если ее проведение является обязательным. Все товарно-материальные ценности, учитываемые на забалансовом субсчете 02, инвентаризируются в порядке и в сроки, предусмотренные для инвентаризации собственных ценностей (Инструкция № 69).

Отметим несколько важных моментов. Цель инвентаризации принятого к перевозке груза – определение его фактического наличия: методом взвешивания, обмера, подсчета и др. Во многих случаях это сделать невозможно из-за запрета владельца груза проводить проверку, что указано в договоре перевозки, по причине опломбирования контейнеров заказчиком перевозки (владельцем груза), в связи с отсутствием у автотранспортного предприятия соответствующих технических средств или в случае, если груз находится в дороге.

«Б&З» считает: в такой ситуации инвентаризационной комиссии, чтобы определить количество (объем) груза, следует воспользоваться данными товарно-транспортных документов (ТТН, CMR и пр.), выписанных заказчиком автотранспорта (грузоотправителем).

Предприятие, осуществляющее инвентаризацию принятого к перевозке груза, может использовать типовые формы, утвержденные Постановлением № 241 (инвентаризационную опись № инв-5, если груз находится в автомобилях на территории предприятия или на месте объявленного общего их сбора для целей инвентаризации, № инв-6, если груз перевозится, то есть находится в пути), или инвентаризационную опись по форме № М-21, утвержденную Приказом № 193.

Отметим, что согласно Постановлению № 241 опись составляется в одном экземпляре, подписывается членами и председателем инвентаризационной комиссии, после чего передается в бухгалтерию для сравнения результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на забалансовых счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация расчетов

В соответствии с абз. «а» пп. 11.11 Инструкции № 69 во время инвентаризации расчетов предприятия-кредиторы должны передать всем дебиторам выписки об их задолженности. Если расчетов очень много, а предприятия-контрагенты находятся в другом городе, то предлагаем предоставлять выписки не лично, а с помощью почтовой службы (заказным письмом с уведомлением).

Предприятия-дебиторы обязаны в течение 10 дней со дня получения выписок подтвердить задолженность или заявить свои замечания. Это требование касается всех предприятий, в том числе автотранспортных.

Указанные выписки предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности.

Как видим, в Инструкции № 69 приведено только требование о предоставлении выписок дебиторам, а кредиторам – нет. В то же время на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, прочими дебиторами и кредиторами должны оставаться исключительно согласованные суммы (абз. «в» пп. 11.11 Инструкции № 69). Поэтому считаем целесообразным предоставлять выписки и предприятиям-кредиторам, и другим кредиторам и дебиторам, к примеру физлицам-предпринимателям. Иначе признать отчетность достоверной будет трудно.

Правда, в отдельных случаях, если до конца отчетного периода разногласия не устранены или остались не выясненными, Инструкцией № 69 разрешено отражать расчеты с дебиторами и кредиторами каждой стороне в своем балансе в суммах, которые следуют из записей в бухучете и признаются ею правильными.

Если предприятие-контрагент на дату проведения инвентаризации является одновременно и кредитором и дебитором, то ему предоставляется выписка с указанием отдельно дебиторской и кредиторской задолженности. Ведь согласно п. 7 П(С)БУ 2 сворачивание статей активов и обязательств недопустимо (кроме случаев, предусмотренных соответствующими П(С)БУ).

Отметим, что типовая форма выписки о наличии задолженности не утверждена. Учитывая это, предлагаем выбрать один из нижеприведенных вариантов.

1. Составлять выписку в простой форме (см. образец 1), ведь конкретных требований к этому документу Инструкция № 69 не содержит.

Образец 1. Выписка о наличии задолженности в простой форме

_____ООО «Гусь»___                                                                                           Код ЕГРПОУ
(предприятие, организация)
тел. (044) 460-40-50

Выписка
с субсчета 361 «Расчеты с отечественными покупателями» и субсчета 631 «Расчеты с отечественными поставщиками» по состоянию на 01.12.2009 г. по ООО «Лебедь»

Просим в течение 10 дней со дня получения выписки подтвердить задолженность или заявить свои замечания.

Генеральный директор ООО «Гусь»     ______________________Онопко С. Б.___
                                                                                                                       (подпись, Ф. И. О)

2. Составлять выписку с расчетного счета в составе документа (к примеру, акта), подтверждающего факт проведения сверки расчетов между предприятиями. Ведь Инструкция № 69 содержит требование о предоставлении выписок в подтверждение или отклонение указанной в ней суммы задолженности. А это на самом деле не что иное, как процесс сверки расчетов.

В данном случае можно использовать форму акта сверки расчетов, приведенную в приложении № 1 к Приказу № 148, или же самостоятельно разработанную предприятием форму.

Данные выписок будут внесены уже непосредственно в первичный учетный документ по инвентаризации: Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17), утвержденный Постановлением № 241. Этот Акт составляется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре, подписывается ее членами и председателем и передается в бухгалтерию.

Как указано в абз. «д» пп. 11.11 Инструкции № 69, к акту инвентаризации расчетов прилагается справка о дебиторской и кредиторской задолженности, относительно которой срок исковой давности истек, с указанием лиц, виновных в этом по дебиторской задолженности, а также названий и адресов дебиторов и кредиторов, сумм, причины, даты и основания возникновения задолженности. Форма такой справки приведена в Постановлении № 241: при необходимости ее можно дополнить необходимыми строками и графами.

В конце хотелось бы отметить несколько общих моментов при проведении всех видов инвентаризации.

Во-первых, перед началом инвентаризации материально ответственные лица за своей подписью предоставляют инвентаризационной комиссии расписку о том, что все приходные и расходные документы на ценности сданы в бухгалтерию, а все ценности (к примеру, ГСМ), которые поступили под их ответственность, оприходованы, а те, которые выбыли (отпущены), – списаны. Эта расписка может быть указана как в заглавной части инвентаризационной описи (акта), так и на отдельном листе.

Во-вторых, в конце инвентаризационной описи (акта) материально ответственные лица своей подписью подтверждают то, что все ценности этой описи (акта) инвентаризационная комиссия проверила в натуре в их присутствии и ценности находятся на ответственном хранении.

автор: Евгений Губа, консультант
по налогообложению
и бухгалтерскому учету

Правовой глоссарий:

1. Порядок № 419 – Порядок предоставления финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419.

2. Приказ № 193 – приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193.

3. Постановление № 241 – постановление Государственного комитета СССР по статистике «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.89 г. № 241.

4. Приказ № 148 – приказ Министерства экономики Украины, Министерства финансов, Госкомстата Украины «Об инвентаризации задолженности по состоянию на 1 ноября 1998 года» от 10.11.98 г. № 148/234/383.

5. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.

6. Инструкция № 291 – Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291.

7. Инструкция № 281 – Инструкция о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденная приказом Министерства топлива и энергетики Украины, Министерства экономики Украины, Министерства транспорта и связи Украины, Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155.

8. Инструкция № 69 – Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69.

9. Инструкции № 90 – Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства Украины от 30.10.98 г. № 90.

10. П(С)БУ 2 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 2 «Баланс», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 31.03.99 г. № 87.

11. П(С)БУ 7 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 «Основные средства», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 27.04.2000 г. № 92.

12. ДК 013-97 – Государственный классификатор Украины ДК 013-97 «Классификация основных фондов», утвержденный приказом Госкомстандарта Украины от 19.08.97 г. № 507.