Реестрация и учет обязательств Бюджетная бухгалтерия 2010-02-15

економіст-аналітик Видавничого будинку "Фактор"

БКУ — Бюджетний кодекс України від 21.06.2001 р. № 2542-ІІІ.

Порядок № 136 — Порядок обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України, затверджений наказом Державного казначейства України від 09.08.2004 р. № 136.

Наказ № 552 — Наказ Держказначейства України від 30.12.2009 р. № 552 "Про затвердження Змін до Порядку обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України".

Постанова № 1414 — постанова КМУ "Про заходи щодо організації бюджетного процесу у 2010 році" від 29.12.2009 р. № 1414.

Бюджетні установи мають право брати зобов'язання та здійснювати відповідні видатки за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів. Про те, яким чином установи здійснюють реєстрацію зобов'язань в органах Держказначейства, які подають для цього документи, в яких випадках може бути відмовлено в реєстрації зобов'язань та про інше ми розповімо в цій статті.

Бюджетні установи, які є розпорядниками бюджетних коштів, уповноважені на отримання бюджетних асигнувань, узяття бюджетних зобов'язань та здійснення видатків за рахунок коштів бюджету (п. 36 ст. 2 БКУ). Під бюджетним зобов'язанням розуміється будь-яке, здійснене відповідно до бюджетного асигнування, розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, згідно з якими необхідно здійснити платежі протягом цього періоду або в майбутньому.

Реєстрацію зобов'язань розпорядники бюджетних коштів здійснюють в органах казначейства, керуючись вимогами Порядку № 136.

Як передбачено п. 2.1 цього Порядку, розпорядники бюджетних коштів мають право брати бюджетні зобов'язання за загальним фондом у межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), за спеціальним фондом бюджету— у межах відповідних фактичних надходжень.

Із цього випливає, що бюджетні установи не мають права укладати договори на придбання товарів, робіт і послуг, за якими необхідно буде здійснити платежі на суму, що перевищує бюджетні асигнування, передбачені кошторисом на ці цілі, або здійснювати видатки, узагалі не заплановані на поточний бюджетних рік.

Традиційно подібна норма щорічно дублювалася в законах про держбюджет на відповідний рік. У зв'язку з тим, що на сьогодні закон про держбюджет на 2010 рік поки що не прийнято, розпорядники бюджетних коштів керуються постановою № 1414. Так, згідно з п. 9 цього документа розпорядникам бюджетних коштів у І кварталі 2010 року необхідно забезпечити взяття бюджетних зобов'язань:

- за загальним фондом бюджету відповідно до бюджетних асигнувань, передбачених кошторисами (у тому числі за незахищеними видатками бюджету — за відсутності простроченої заборгованості з виплати заробітної плати (грошового забезпечення), стипендій і за спожиті комунальні послуги та енергоносії);

- за спеціальним фондом — у межах відповідних фактичних надходжень.

Нагадаємо, що будь-які зобов'язання, узяті фізичними та юридичними особами без відповідних бюджетних асигнувань або ж із перевищенням бюджетних повноважень, установлених БКУ, законом про держбюджет України та рішенням про місцевий бюджет на відповідний рік, вважаються небюджетними зобов'язаннями (ч. 6 ст. 51 і ч. 6 ст. 78 БКУ). Видатки державного та місцевих бюджетів на погашення таких зобов'язань здійснюватися не можуть.

Водночас, як випливає з Порядку № 136, органи Держказначейства повинні враховувати всі зобов'язання (минулого та поточного бюджетних періодів) розпорядників бюджетних коштів, незалежно від розмірів планових призначень (тимчасових планових призначень). На це Держказначейство звертало увагу в листах від 09.01.2008 р. № 3.4-10/10-21, від 13.12.2007 р. № 3.4-04/2577-16841 (див. "Бюджетна бухгалтерія", 2008, № 6), від 31.05.2007 р. № 3.4-04/1427-6441. Тому небюджетні зобов'язання органи Держказначейства реєструють, але оплату за такими зобов'язаннями не здійснюють.

Слід звернути увагу на те, що відповідальність за взяті зобов'язання, їх зміст, правильність оформлення та достовірність інформації, уключеної до реєстрів зобов'язань, своєчасність реєстрації зобов'язань несуть розпорядники бюджетних коштів. Відповідальність за взяття зобов'язань понад кошторисні призначення також покладається на розпорядників бюджетних коштів.

Нагадаємо, що особи, винні в порушенні бюджетного законодавства, несуть цивільну, дисциплінарну, адміністративну або кримінальну відповідальність відповідно до законів України (ст. 121 БКУ). Бюджетне правопорушення, вчинене розпорядником чи одержувачем бюджетних коштів, може бути підставою для притягнення до відповідальності згідно з законом його керівника чи інших відповідальних посадових осіб залежно від характеру вчинених ними діянь.

Відповідно до п.п. 2.2 Порядку № 136 розпорядники бюджетних коштів подають до відповідного органу Держказначейства Реєстр зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі — Реєстр) на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях і оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку*, що підтверджують факт узяття зобов'язань. Зазначені документи необхідно подати протягом 7 робочих днів з дати виникнення зобов'язання (підписання договору, отримання рахунка, підписання наказу на відрядження тощо).

* Копії документів може бути завірено нотаріально або особою, яка має право це виконувати. При завіренні копій документів необхідно керуватися Примірною інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою КМУ від 17.10.97 р. № 1153.

Звертаємо увагу на те, що наказом № 552 зменшено строк подання документів за зобов'язаннями, за якими застосовуються процедури закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти. Тепер розпорядник бюджетних коштів повинен подати до органу казначейства документи для реєстрації зобов'язань протягом 5 робочих днів (раніше було — протягом 7 робочих днів) з дати, зазначеної у звіті про результати проведення процедури закупівлі.

Крім зазначених документів, подають також оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку, які підтверджують проведення закупівлі та передбачено законодавством у сфері державних закупівель. Тепер у п. 2.2 Порядку № 136 уточнено, що до таких документів належать звіти про результати проведення процедур закупівель, листи-погодження* уповноваженого органу щодо можливості застосування процедури закупівлі (якщо таку процедуру має бути погоджено з Міністерством економіки).

*Згідно з п. 21 Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, затвердженого постановою КМУ від 17.10.2008 р. № 921, при проведенні процедури торгів з обмеженою участю та процедури закупівлі в одного учасника замовнику (розпоряднику бюджетних коштів) необхідно отримати погодження уповноваженого органу (таким органом є Мінекономіки) на їх проведення. Механізм такого погодження визначено Порядком погодження застосування процедури торгів з обмеженою участю та процедури закупівлі в одного учасника, затвердженим наказом Міністерства економіки від 30.01.2009 р. № 64 (див. "Бюджетна бухгалтерія", 2009, № 13).

Реєстр заповнюють відповідно до форми, наведеної в додатку 1 до Порядку № 136. При цьому звертаємо увагу на те, що наказом № 552 було внесено незначні зміни до форми Реєстру: рядок "Ступінь клієнта (розпорядника чи одержувача бюджетних коштів відповідно до мережі)" змінено на рядок "Рівень розпорядника (одержувача) бюджетних коштів". Крім того, додаток 1 до Порядку № 136 доповнено роз'ясненнями щодо заповнення Реєстру.

Одразу можемо сказати, що порядок заповнення Реєстру, наведений у додатку 1 до Порядку № 136, не дуже відрізняється від роз'яснень Держказначейства щодо заповнення цього документа, що містяться в листі від 16.02.2009 р. № 15-04/480-2380 (див. "Бюджетна бухгалтерія", 2009, № 9). Єдина відмінність — тепер описано порядок заповнення не тільки відповідних граф Реєстру (вони залишилися без змін), але й решти реквізитів цього документа (чого раніше не було).

Нагадаємо: Держказначейство в листі від 29.10.2009 р. № 15-04/2696-18364 повідомляло про те, що положення зазначеного листа діють у частині роз'яснень щодо заповнення Реєстру до набуття чинності змінами до Порядку № 136. Відповідно, через прийняття таких змін, затверджених наказом № 552*, зазначений лист повністю втратив чинність.

Згідно з п. 2.4 Порядку № 136 протягом 7 робочих днів з моменту виникнення фінансового зобов'язання, але не пізніше останнього робочого дня місяця розпорядники бюджетних коштів повинні подати до органу казначейства Реєстр фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі — Реєстр фінзобов'язань) на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях і оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття зобов'язань та фінансових зобов'язань.

Звертаємо увагу на те, що розпорядники бюджетних коштів повинні постійно вживати заходів, спрямованих на своєчасне отримання первинних документів для реєстрації фінансових зобов'язань. Наприклад, зазначати в договорах* строки подання постачальниками товарів, робіт та послуг первинних документів (накладних, рахунків-фактур, товарно-транспортних накладних, актів виконаних робіт тощо), що підтверджують виникнення фінансового зобов'язання. Такі заходи дозволять не допустити виникнення кредиторської заборгованості.

* Нагадаємо, що відповідно до п. 10¹ постанови КМУ "Деякі питання організації бюджетного процесу" від 26.11.2008 р. № 1036 розпорядникам коштів державного та місцевих бюджетів рекомендовано з метою впорядкування розрахунків і недопущення виникнення кредиторської заборгованості внести зміни до договорів про надання комунальних послуг та енергоносіїв у частині встановлення строку розрахунків до 25 числа кожного місяця.

Орієнтовний перелік документів, що подаються розпорядниками бюджетних коштів, на стадії реєстрації зобов'язань, наведено в додатку до розпорядження Держказначейства від 27.03.2007 р. № 9 (див. "Бюджетна бухгалтерія", 2007, № 17). Крім того, на особливості реєстрації фінансових зобов'язань при здійсненні видатків на капітальне будівництво чи капітальний ремонт Держказначейство звертало увагу в листі від 25.05.2009 р. № 15-04/1384-8213 (див. "Бюджетна бухгалтерія", 2009, № 26). Так, у цьому листі, крім переліку документів, що подаються під час реєстрації фінансових зобов'язань, чітко визначено, в яких графах Реєстру фінзобов'язань та які саме дані з форм № КБ-3 і № КБ-2в* необхідно зазначати.

*На сьогодні застосовуються форми первинної будівельної документації, затверджені наказом Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 04.12.2009 р. № 55.

Реєстр фінзобов'язань заповнюється за формою та з урахуванням рекомендацій, наведених у додатку 2 до Порядку № 136. Реєстр і Реєстр фінзобов'язань підписують головний бухгалтер (керівник фінансової служби) бюджетної установи та виконавець. При цьому печатка на зазначених документах не ставиться.

Для деяких ситуацій Порядком № 136 передбачено особливості заповнення Реєстру, які наведемо в таблиці:

Ситуації	Особливості заповнення Реєстру
1	2
Зовнішньоекономічні договори (контракти)	За умови взяття зобов'язання, що виникло на виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів), розпорядник бюджетних коштів у Реєстрі зазначає суму розрахунково, на підставі договору (контракту) за курсом НБУ на день подання Реєстру. У випадку якщо розпорядник бюджетних коштів для здійснення розрахунків придбаває іноземну валюту на міжбанківському валютному ринку України, то в Реєстрі зазначається відповідна розрахункова сума виходячи з курсу іноземної валюти, установленого на міжбанківському валютному ринку України. За необхідності здійснення розрахунків за зобов'язаннями, пов'язаними з міжнародною діяльністю, розпорядники бюджетних коштів погоджують з органом Держказначейства питання щодо можливості придбання іноземної валюти. Тільки після цього розпорядник бюджетних коштів подає до органу Держказначейства відповідні документи, зазначені в п. 14.2 Порядку обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затвердженого наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89. З особливостями здійснення валютних операцій бюджетних установ можна ознайомитися у статті "Валютні операції бюджетних установ" ("Бюджетна бухгалтерія", 2007, № 15, с. 42)
Окремі напрями видатків	За зобов'язаннями за окремими напрямами видатків (наприклад, заробітна плата, стипендії, нарахування на заробітну плату, різні види допомоги, міжбюджетні трансферти, видатки на службові відрядження), у тому числі за зобов'язаннями, де не зазначаються суми (наприклад, договори про надання послуг зв'язку), суми в Реєстрі вказуються розрахунковим шляхом, але в межах планових показників
Якщо в договорі суму не зазначено
Довгострокові договори	За довгостроковими зобов'язаннями, строк дії яких перевищує один бюд-жетний рік (довгострокові договори більше одного року), суми в Реєстрі проставляються в межах планових показників поточного бюджетного року на підставі даних календарного плану до довгострокового договору
Безперечне списання коштів за рішенням суду	На підставі рішення суду розпорядники бюджетних коштів мають право відобразити в себе в обліку відповідні зобов'язання, а також подати необхідні документи органам казначейства. Процедуру стягнення кредиторської заборгованості за рішенням судів установлено Порядком виконання рішень про стягнення коштів з рахунків, на яких обліковуються кошти державного та місцевих бюджетів, або бюджетних установ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 09.07.2008р. № 609. Як передбачено цим документом, безперечне списання коштів відповідного бюджету здійснюється в межах бюджетних асигнувань на поточний рік, передбачених у кошторисі розпорядника бюджетних коштів та за наявності на рахунку боржника відкритих асигнувань (коштів) за відповідними кодами класифікації видатків бюджету. У цьому випадку зобов'язання реєструються в межах наявних залишків відкритих асигнувань на рахунку боржника за відповідними кодами економічної класифікації видатків бюджету

Після надання Реєстру в органі казначейства перевіряють унесені до нього дані на предмет відповідності даним підтверджуючих документів. Порядком № 136 передбачено різні строки обробки документів, поданих розпорядниками бюджетних коштів:

У полі "Отримано Державним казначейством України (органом Державного казначейства України)" Реєстру або Реєстру фінзобов'язань відповідальна особа органу казначейства зазначає дату подання Реєстру і Реєстру фінзобов'язань та ставить свій підпис. При цьому відмітки проставляються на всіх примірниках зазначених документів.

Наказом № 552 уточнено, що відлік строків обробки підтверджуючих документів починається з дати, зазначеної в полі "Отримано Державним казначейством України (органом Державного казначейства України)" Реєстру і Реєстру фінзобов'язань, уключаючи день подання таких документів.

Після перевірки підтверджуючих документів один примірник Реєстру або Реєстру фінзобов'язань повертаються розпоряднику бюджетних коштів, а другий примірник — залишається в органах казначейства.

Документи, що підтверджують факт узяття зобов'язань (фінансових зобов'язань), повертаються розпоряднику з відміткою "зареєстровано та взято на облік".

У деяких випадках розпорядник бюджетних коштів залишає в органі казначейства копії документів, засвідчені в установленому порядку. Відповідно до оновленого п. 2.9 Порядку № 136 до таких документів належать:

1) при проведенні процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти*:

— звіт про результати проведення процедур закупівель;

—лист-погодження уповноваженого органу щодо застосування процедури закупівлі;

2) при проведенні капітального будівництва — документи, перелік яких визначено Порядком державного фінансування капітального будівництва, затвердженим постановою КМУ від 27.12.2001 р. № 1764, а саме:

— титул будови (об'єкта) або титул перехідної будови (об'єкта);

— внутрішньобудівельний титул будови (об'єкта);

— титул на виконання проектно-вишукувальних робіт для будівництва;

— договір підряду (контракт) з визначення вартості будівництва, форм розрахунків за виконані роботи та майнової відповідальності за порушення умов договору підряду (контракту). У разі здійснення будівництва об'єкта кількома генеральними підрядниками договір підряду (контракт) подається окремо щодо кожного виконавця, для перехідних об'єктів — додатковий договір до договору підряду (контракту) на виконання робіт у поточному році;

— наказ, рішення про затвердження проектно-кошторисної документації на чергу будівництва, пусковий комплекс або об'єкт;

— інші необхідні документи з касового виконання державного бюджету за витратами.

При цьому титули будов (об'єктів) не подаються органам Держказначейства, якщо:

— будівництво об'єктів починається та закінчується протягом одного року;

— об'єкт перехідний та строк його будівництва закінчується в поточному році;

— титул будови (об'єкта) і внутрішньобудівельний титул будови (об'єкта) затверджуються одним органом чи керівником підприємства;

3) договори, укладені на виконання завдань і заходів, спрямованих на забезпечення проведення в Україні фінальної частини чемпіонату Європи з футболу 2012 року.

*Перелік документів, що подаються до органів Держказначейства при реєстрації" зобов'язань за договорами про закупівлю, було наведено в листі Держказначейства від 23.01.2009 р. № 17/3-06/116-1104 (див. "Бюджетна бухгалтерія", 2009, № 11).

Нерідко виникають ситуації, коли бюджетній організації необхідно зменшити суму зобов'язань, зареєстрованих в органі казначейства, наприклад, у разі укладення додаткових договорів або розірвання раніше укладених договорів. Як бути в цьому випадку?

Для цього розпоряднику бюджетних коштів необхідно подати до органу казначейства Реєстр або Реєстр фінзобов'язань, а також відповідні підтверджуючі документи щодо уточнення реквізитів і показників таких зобов'язань. Зазначені документи слід подати протягом трьох робочих днів з дня зміни умов зобов'язань (дати укладення договору (додаткової угоди) або розірвання договору).

Наказом № 552 уточнено, що при знятті з обліку фінансових зобов'язань розпорядники подають органам казначейства Реєстр фінзобов'язань разом із документами, що підтверджують факт повернення товарів постачальнику через невідповідність умовам договору, відповідне рішення суду щодо обсягів та якості виконаних робіт, наданих послуг, додаткову угоду про зміну умов договору тощо.

При знятті з обліку зобов'язань суми зобов'язань і фінансових зобов'язань у реєстрах проставляють з мінусом.

У деяких випадках органи казначейства можуть відмовити розпорядникам бюджетних коштів у реєстрації зобов'язань. Вичерпний перелік таких випадків визначено в п. 2.12 Порядку № 736 та наведено в таблиці:

Причини відмови в реєстрації
зобов'язань	фінансових зобов'язань
1	2
1) відсутність документів, що підтверджують факт узяття зобов'язань	1 ) відсутність відповідного бюджетного зобов'язання, відображеного в бухгалтерському обліку виконання державного та місцевих бюджетів
2) невідповідність напрямів витрачання бюджетних коштів бюджетному асигнуванню, паспорту бюджетної програми	2) відсутність документів, що підтверджують факт узяття фінансового зобов'язання
3) неподання або подання неповного пакета підтверджуючих документів з проведення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти	3) недотримання вимог щодо оформлення поданих документів
4) недотримання розпорядником бюджетних коштів бюджетних повноважень та обмежень, що запроваджуються законодавчими й іншими нормативно-правовими актами	4) невідповідності фінансового зобов'язання відповідному бюджетному зобов'язанню, відображеному в бухгалтерському обліку виконання державного та місцевих бюджетів
5) недотримання вимог щодо оформлення поданих документів	5) недотримання розпорядниками бюджетних коштів бюджетних повноважень та обмежень, що запроваджуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами

У цих випадках органи казначейства не реєструють зобов'язання, а повідомляють про це розпорядника бюджетних коштів у письмовій формі. Форму відмови в реєстрації зобов'язань (фінансових зобов'язань) наведено в додатку 3 до Порядку № 136. Крім того, у реєстрах у графі "Примітка" робиться відмітка про відмову в реєстрації (із зазначенням дати й номера відмови). Відмови в реєстрації зобов'язань (фінансових зобов'язань) органи Держказначейства реєструють у Журналі реєстрації відмов у взятті зобов'язань та/або фінансових зобов'язань (додаток 4 до Порядку № 136), в якому зазначають причину відмови та наводять посилання на нормативно-правовий акт, на підставі якого було прийнято таке рішення (на конкретний абзац, пункт, статтю).

При оформленні відмов у реєстрації зобов'язань та фінансових зобов'язань органи казначейства керуються листом Держказначейства від 07.10.2009 р. № 15-06/2513-16907 (див. "Бюджетна бухгалтерія", 2009, № 41), в якому наведено перелік причин для відмови з посиланням на відповідний нормативно-правовий документ, на підставі якого було прийнято таке рішення.

Після усунення недоліків розпорядник бюджетних коштів разом із підтверджуючими документами повторно складає та подає реєстри до органу казначейства для реєстрації.

Порядок № 136 доповнено п. 2.16, в якому йдеться про дії розпорядників бюджетних коштів наприкінці року. Так, розпорядникам необхідно привести зареєстровані зобов'язання та фінансові зобов'язання за загальним фондом бюджету у відповідність до бюджетних асигнувань, передбачених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), а за спеціальним фондом — до бюджетних асигнувань (у розрізі складових спеціального фонду відповідно до відомостей показників спеціального фонду кошторису), передбачених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), але не більше відповідних фактичних надходжень.

Винятком є бюджетні фінансові зобов'язання щодо виплати субсидій, допомог, пільг з оплати за спожиті житлово-комунальні послуги та компенсації громадянам з бюджету, на що відповідно до законодавства України мають право певні категорії громадян. Пов'язано це з тим, що бюджетні фінансові зобов'язання на ці цілі враховуються органами казначейства незалежно від обсягу бюджетних призначень та бюджетних асигнувань, визначених на зазначені потреби.

Звичайно, поява п. 2.16 Порядку № 136 не є новиною для бюджетних установ. Адже згідно з вимогами п. 4.1 Порядку № 136 розпорядники бюджетних коштів щороку після закінчення бюджетного періоду (31 грудня або інший останній день бюджетного періоду, визначений для закриття рахунків) мають проводити інвентаризацію активів і зобов'язань та за даними обліку визначати суму небюджетних фінансових зобов'язань. Така інформація повинна базуватися на даних інвентаризації активів і зобов'язань розпорядників бюджетних коштів, яку має бути проведено перед складанням річної фінансової звітності. Наприкінці року сума зареєстрованих неоплачених фінансових зобов'язань розпорядників бюджетних коштів має відповідати сумі їх бюджетної кредиторської заборгованості.

Насамкінець звертаємо увагу на те, що розпорядники бюджетних коштів при реєстрації зобов'язань повинні виходити з потреб у забезпеченні виконання пріоритетних програм поточного бюджетного року та з урахуванням необхідності здійснення платежів для погашення бюджетних зобов'язань минулих років. Відповідно до п.п. 3¹ п. 14 постанови № 1414 органам Держказначейства в І кварталі 2010 року дозволено здійснювати платежі розпорядників коштів місцевих бюджетів з погашення кредиторської заборгованості, у тому числі за капітальними видатками, що виникла за взятими у 2009 році бюджетними зобов'язаннями, за рахунок вільного залишку коштів загального фонду та залишків коштів спеціального фонду місцевих бюджетів, які утворилися станом на 1 січня 2010 року. Тому бюджетні установи, що мають кредиторську заборгованість за взятими у 2009 році бюджетними зобов'язаннями, можуть її погасити у 2010 році.

Общее

Вход для клиентов

Реестрация и учет обязательств Бюджетная бухгалтерия 2010-02-15