- группа компаний VS

Общее

Семейная бухгалтерская фирма

ЧП "Запад-сервис плюс"

Директор

Константин Матусевич

063 247-01-18

067 825-34-53

vs100.buh@gmail.com

Звоните прямо сейчас

Я действительно решаю Ваши проблемы

Услуги

Бухгалтерские услуги

Запуск бухгалтерского и налогового учета (для только созданных бизнесов и стартапов)

Кадровый учет и расчет заработной платы

Аудиторские услуги

Консалтинговые услуги

Юридические услуги

Регистрация предприятий

Программное обеспечение

Правовая информация о сайте

Полезные ссылки

О группе компаний

Ассоциация

Бухгалтерская служба

Аудиторская служба

Адвокатское бюро

Контакты

Информация для души

Украина

Юмор

Вход для клиентов

Версия для печати

Типові форми первинного обліку персоналу

Відмінність, підстави і порядок оформлення

Наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489) затверджено нові типові форми первинної облікової документації зі статистики праці, введені в дію з 1 січня 2009 року, зокрема з обліку персоналу:

– № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;

– № П-2 «Особова картка працівника»;

– № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

– № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

Наказом № 489 відмінено типові форми:

– № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу»;

– № П-2 «Особова картка»;

– № П-3 «Алфавітна картка»;

– № П-4 «Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи»;

– № П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»;

– № П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

– № П-7 «Список № ____ про надання відпустки»;

– № П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

Залишилися без змін такі типові форми:

– № П-9 «Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них»;

– № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них»;

– № П-11 «Акт на списання бланків трудових книжок і вкладишів до них».

Звернути увагу

Уведення нових форм первинного обліку не передбачає переоформлення діючих, у т. ч. форми № П-2 «Особова картка».

Нововведені і попередні форми первинного обліку персоналу мають певні відмінності (таблиця 1).

Таблиця 1

Порівняння типових форм первинного обліку персоналу

Типова форма станом на 31.12.2008	Типова форма, введена в дію з 01.01.2009	Основна відмінність нововведеної форми
1	2	3
Форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу»	Форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»	Відсутнє кодування показників. Необхідний показник помічається позначкою «х». Основні показники об'єднані у групи: – «Умови прийняття на роботу» доповнено показниками: – на період відсутності основного працівника; – із кадрового резерву; – за результатами успішного стажування; – переведення; – «Умови роботи» доповнено показниками: – умови праці (згідно з атестацією робочого місця); – тривалість робочого дня (тижня). Змінено структуру показників заробітної плати. Формою не передбачено погодження кандидатури, висновку медичного огляду, проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та ін.
Форма № П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»	Форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»	Змінено номер форми (використано номер форми № П-3 «Алфавітна картка»). У формі відсутні: – показники умов праці; – перелік додаткових відпусток: – за роботу із шкідливими умовами праці; – за безперервний стаж роботи; – матерям, які мають дітей віком до 14 років; – за багатозмінний режим роботи; – інших видів додаткової відпустки. Відсутня розрахункова частина оплати відпустки. Форму доповнено показником «Надання матеріальної допомоги на оздоровлення»
Форма № П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»	Форма № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»	Змінено номер форми (використано номер форми № П-4 «Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи»). У формі відсутні: – відомості про узгодження звільнення з профспілковою організацією; – довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності; – заява про звільнення з роботи; – розрахункова частина; – показник невідпрацьованих днів відпустки (компенсації)
Форма № П-2 «Особова картка»	Форма № П-2 «Особова картка працівника»	Форма доповнена: – показником «Індивідуальний ідентифікаційний номер»; – кодом професій (посад); – відомостями про післядипломну професійну підготовку; – полями відомостей щодо отримання пенсії; – полями відомостей про фактичне місце проживання працівника; – полями відомостей про місце проживання за державною реєстрацією; – відомостями про громадянство. Форма передбачає наявність фотокартки. До форми замість відомостей про військовий облік окремим розділом включено відомості про професійну освіту на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)

Звернути увагу

За роз'ясненнями розробників, форми у разі потреби можуть бути доповнені іншими показниками і навіть змінені у форматах.

Застосування зазначених типових форм наказів не обмежує права на оформлення кадрових рішень, якщо вони мають певні особливості, наприклад, прийняття на роботу з індивідуальним режимом робочого часу (дня, тижня), прийняття на роботу на період відпустки жінки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, прийняття на роботу тимчасових або сезонних працівників; надання частини щорічної основної відпустки, надання відпустки за ненормований робочий день; звільнення як захід дисциплінарного стягнення, звільнення у зв'язку з порушенням правил прийняття на роботу тощо, на спеціальному бланку (так званий бланк наказу), який виготовляють з використанням комп'ютерної техніки чи друкарської машинки. Такий наказ як організаційно-розпорядчий документ передбачений Державним класифікатором України ДК 010–98 «Державний класифікатор управлінської документації», затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.98 р. № 1024.

Важливо, щоб бланк наказу підприємства, установи, організації (незалежно від способу виготовлення) містив обов'язкові реквізити, встановлені Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163–2003», затвердженим наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 р. № 55, а саме:

– назву підприємства (установи, організації);

– код за ЄДРПОУ;

– назву виду документа (наказу);

– місце видання наказу;

– дату підписання (реєстрації);

– номер наказу (як правило, доповнюється індексом «п» – «персонал»);

– заголовок;

– текст;

– підставу видання;

– підпис;

– візи.

Звернути увагу

У випадках, передбачених законодавством, до прийняття на роботу може проводитися конкурс на заміщення вакантних посад, наприклад:

– керівників державних підприємств, господарських товариств, крім керівників малих підприємств, та тих, що призначаються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про проведення конкурсного відбору керівників державних суб'єктів господарювання» від 03.09.2008 р. № 777;

– керівників підприємств недержавної форми власності (ст. 65 Господарського кодексу України);

– осіб при прийнятті на державну службу на посади третьої–сьомої категорій (ст. 15 Закону України «Про державну службу» від 16.12.93 р. № 3723-XII), а також педагогічних та науково-педагогічних працівників (ч. 3 ст. 54 Закону України «Про освіту» від 23.05.91 р. № 1060-XII).

Ураховуючи певні відмінності нововведених форм, розглянемо підстави і порядок їх заповнення.

Заповнення форми № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу оформляють на підставі укладеного трудового договору (в письмовій чи усній формі) або контракту (сфера застосування визначена законами України), умови якого обумовлюються сторонами майбутніх трудових відносин (особою, яка працевлаштовується, з одного боку, і власником або уповноваженим ним органом, зазвичай керівником підприємства, установи, організації, з другого).

На практиці з урахуванням законодавства умови трудового договору поділяють на:

– основні:

– місце роботи (управління, відділ, сектор, цех, дільниця, філія, представництво (останні вважаються відокремленими підрозділами без статусу юридичної особи, ст. 64 Господарського кодексу України) тощо;

– посада, професія, кваліфікація (категорія, клас, розряд). Назва посади (професії) має відповідати професійній назві роботи, зазначеній у Національному класифікаторі України ДК 003:2005 «Класифікатор професій»;

– оплата праці (посадовий оклад, оклад, тарифна ставка, інші складові заробітної плати, які підприємства, установи, організації, як правило, визначають положеннями: про оплату праці, про преміювання, про виплату винагороди за результатами роботи за рік (є додатками до колективного договору);

– початок роботи;

– строк дії трудового договору (контракту), який може укладатися на:

– невизначений строк;

– визначений строк (строковий трудовий договір) – лише у випадках, передбачених статтею 23 КЗпП, наприклад, при прийнятті на час відпустки жінки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, на місце (посаду) працівників, звільнених у зв'язку з обранням до складу виборного профспілкового органу, народним депутатом України, у зв'язку з призовом на строкову військову службу, направленням для проходження альтернативної (невійськової) служби, з урахуванням інтересів працівника (бажано, щоб у заяві про прийняття на роботу за строковим трудовим договором детально були описані обставини, що спонукають працівника просити про прийняття на роботу саме на певний строк);

– на час виконання певної роботи (це може бути, наприклад, виконання певних робіт в опалювальний, театральний сезони, а також таких, що для підприємства не є сферою його основної діяльності);

– на тимчасову роботу (до двох або чотирьох місяців на час тимчасової відсутності основного працівника);

– на сезонну роботу (до шести місяців);

– додаткові (встановлення строку випробування, індивідуального режиму робочого часу, укладення договору про повну матеріальну відповідальність та ін.).

Звернути увагу

Прийняття на сезонну роботу можливе, якщо така робота передбачена Списком сезонних робіт і сезонних галузей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.03.97 р. № 278.

На підставі досягнутих домовленостей щодо умов трудового договору (контракту) кадрова служба заповнює форму наказу, відмічаючи позначкою «х» відповідні показники в колонках: «Умови прийняття на роботу» та «Умови праці», а також показники щодо оплати праці (додаток 1).

Заповнення форми № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»

Види відпусток установлено Законом України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі – Закон № 504), зокрема:

– щорічні відпустки:

– основна відпустка (ст. 6 цього Закону) – тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік (відлічується з дня укладення трудового договору), наприклад з 28 листопада 2008 року по 27 листопада 2009 року;

– додаткові відпустки:

– за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 цього Закону) – тривалістю до 35 календарних днів;

– за особливий характер праці – тривалістю до 35 календарних днів; працівникам з ненормованим робочим днем – тривалістю до 7 календарних днів (ст. 8 цього Закону);

Звернути увагу

Конкретна тривалість щорічних відпусток за особливий характер праці та працівникам з ненормованим робочим днем (перелік визначається підприємством з урахуванням Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 10.10.97 р. № 7) установлюється колективним чи трудовим договором.

– додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (тривалість визначена ст. 13–15 цього Закону);

– соціальні відпустки:

– відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 17 цього Закону), тривалість визначається медичним висновком – листком непрацездатності, на практиці наказом не оформляється;

– відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 цього Закону);

– відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (ст. 18¹ цього Закону);

– додаткові відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 цього Закону), – тривалістю 7 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів (надається в календарному році):

– жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років, або дитину-інваліда, або яка усиновила дитину;

– батьку, який виховує дитину без матері (у т. ч. й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);

– одинокій матері;

– особі, яка взяла дитину під опіку;

Звернути увагу

Кожну зазначену підставу з урахуванням експертизи, проведеної Міністерством праці та соціальної політики України, Міністерством юстиції України та Головним науково-експертним управлінням Апарату Верховної Ради України, можна вважати окремою, а саме:

– жінка, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років;

– жінка, яка має дитину-інваліда¹;

– жінка, яка усиновила дитину;

– одинока мати (у т. ч. жінка, яка виховує дитину без батька, а також розлучена жінка, яка сама виховує дитину, якщо батько не проживає разом з дитиною та відсутні інші докази його участі у вихованні дитини, і за цих же умов, жінка, яка вийшла заміж, але її дитина новим чоловіком не усиновлена);

– батько, який виховує дитину без матері (у т. ч. й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);

– особа, яка взяла дитину під опіку².

За наявності кількох підстав для надання цієї відпустки її загальна тривалість не може перевищувати 14 календарних днів. Так, одинока мати, в якої є дитина-інвалід, має право на таку відпустку за двома підставами (14 календарних днів): «жінка, яка має дитину-інваліда» та «одинока мати».

У випадку, коли одинока мати виховує двох дітей віком до 15 років, така відпустка надається за двома підставами (14 календарних днів): «жінка, яка має двох дітей віком до 15 років» та «одинока мати».

Жінка, яка має усиновлену дитину і одночасно є одинокою матір'ю (вдовою), користується правом на таку відпустку за двома підставами (14 календарних днів): «жінка, яка усиновила дитину» та «одинока мати (вдова)».

(¹ Дитина – особа віком до 18 років (повноліття), якщо згідно із законом, застосовуваним до неї, вона не набуває прав повнолітньої раніше (ст. 1 Закону України «Про охорону дитинства» від 26 квітня 2001 року № 2402-III та ст. 2 Закону України «Про державну допомогу сім’ям з дітьми» від 21 листопада 1992 року № 2811-XII).

² Опіка встановлюється над дитиною, яка не досягла 14 років (ч. 2 ст. 243 Сімейного кодексу України).)

– відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівникові в обов'язковому порядку. Тривалість відпустки визначено статтею 25 цього Закону;

– відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін. Надається за сімейними обставинами та з інших причин на термін, обумовлений сторонами трудових відносин, але не більше 15 календарних днів на календарний рік (ст. 26 цього Закону).

За наявності підстав для надання працівникові відпустки (таблиця 2) кадрова служба заповнює форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки» (додаток 2) або, в окремих випадках, готує наказ на бланку підприємства.

Таблиця 2

Підстави для видання наказів про відпустки

Вид відпустки	Підстава
Щорічна основна відпустка	Графік відпусток. Обов'язкове письмове повідомлення працівника про дату початку відпустки
Щорічна додаткова відпустка: – за роботу із шкідливими та важкими умовами праці; – за особливий характер праці, у т. ч. за ненормований робочий день	Заява працівника. Відповідний додаток до колективного договору
Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням	Заява працівника. Довідка-виклик (інший документ) навчального закладу
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку	Заява працівника
Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей	Заява працівника. Документ, що підтверджує право працівника на таку відпустку
Відпустка без збереження заробітної плати, що надається в обов'язковому порядку	Заява працівника. Документ, що підтверджує право працівника на таку відпустку
Відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін	Заява працівника (бажано із зазначенням конкретних причин)

При оформленні відпусток проставляються дати періоду роботи щорічних відпусток, періоду відпустки, дата початку відпустки та кількість календарних днів відпустки.

У разі надання працівникові матеріальної допомоги на оздоровлення (як правило, передбачається колективним договором) робиться відмітка «х».

Можливе доповнення видів відпустки, наприклад, соціальна (відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, додаткова відпустка працівникам, які мають дітей), творча.

Заповнення форми № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору або контракту (додаток 3) готують за розпорядженням керівника підприємства (резолюція на відповідному документі «До наказу»).

Причина припинення трудового договору обов'язково має бути сформульована відповідно до КЗпП з посиланням на його конкретну статтю (таблиця 3).

Таблиця 3

Причини та підстави припинення трудового договору

Причини звільнення, стаття КЗпП	Підстави звільнення
Угода сторін, пункт 1 статті 36 КЗпП	Досягнута взаємна угода про причини і дату звільнення незалежно від того, котра зі сторін виявила ініціативу
Закінчення строку трудового договору, пункт 2 статті 36 КЗпП	Дату зазначено в наказі про прийняття на роботу або в акті здавання і приймання виконаної роботи
Призов або вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу, пункт 3 статті 36 КЗпП	Наявність повістки або іншого документа військового комісаріату, що підтверджує призов на військову службу або направлення на альтернативну (невійськову) службу, заяви працівника
Переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду, пункт 5 статті 36 КЗпП	Лист підприємства (установи, організації), на яке працівник переводиться (рішення відповідного органу про обрання на посаду) і заява працівника
Відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці, пункт 6 статті 36 КЗпП	Письмова заява про відмову від зазначеного переведення або продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці (за умови, що працівника було попереджено про переведення або зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці)
Набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків звільнення від відбування покарання з випробуванням) до позбавлення волі або до іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи, пункт 7 статті 36 КЗпП	Вирок суду (розшифровується при внесенні запису до форми)
Підстави, передбачені контрактом (на практиці – порушення умов контракту), пункт 8 статті 36 КЗпП	Доповідна записка, інший документ, що засвідчує порушення працівником умов контракту, наприклад розголошення комерційної таємниці
Направлення працівника за постановою суду на лікування до лікувально-трудового профілакторію, стаття 37 КЗпП	Подання органу внутрішніх справ, до якого додано постанову суду
Ініціатива працівника, з яким укладено трудовий договір на невизначений строк (на практиці – звільнення за власним бажанням), стаття 38 КЗпП	Письмова заява працівника (важливо, щоб дата, зазначена у заяві, і дата її реєстрації збігалися)
Ініціатива працівника, з яким укладено строковий трудовий договір (на практиці – зазначається конкретна причина, наприклад, переїзд на інше місце проживання, порушення адміністрацією законодавства про працю, вступ до навчального закладу), стаття 39 КЗпП	Заява працівника із зазначенням причини і дати звільнення. Працівник, відповідно до частини першої статті 39 КЗпП, повинен бути звільнений у строк, зазначений у заяві
Зміни в організації виробництва і праці, у т. ч. ліквідація, реорганізація, банкрутство або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (на практиці зазначається конкретна причина, наприклад, скорочення чисельності працівників, ліквідація підприємства), пункт 1 статті 40 КЗпП	Відповідне рішення власника або уповноваженого ним органу. Згода профспілкового органу (протокол). Обов'язково: не пізніше ніж за два місяці до дати звільнення попередити працівника письмовим наказом (розпорядженням) керівника підприємства
Виявлена невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або за станом здоров'я, які перешкоджають продовженню даної роботи, а також в разі скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених на нього обов'язків вимагає доступу до державної таємниці (на практиці: невідповідність виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або невідповідність виконуваній роботі за станом здоров'я), пункт 2 статті 40 КЗпП	У першому випадку – акт, довідка, доповідна записка, пояснення, результати атестації (повинні підтверджувати, що працівник неспроможний належним чином виконувати свої трудові обов'язки саме внаслідок недостатньої кваліфікації), в другому – висновок медико-соціальної експертної комісії (з відповідними рекомендаціями або без них)
Систематичне невиконання працівником без поважних причин обов'язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення, пункт 3 статті 40 КЗпП	Доповідна записка посадової особи (зазначається посада), згода профспілкового органу (протокол)
Прогул (у т. ч. відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин, пункт 4 статті 40 КЗпП	Відповідний акт (доповідна записка посадової особи), згода профспілкового органу (протокол)
Нез'явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлений тривалішій строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні, пункт 5 статті 40 КЗпП	Листок непрацездатності
Поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу (на практиці зазначається прізвище), пункт 6 статті 40 КЗпП	Постанова суду, рішення комісії по трудових спорах
Поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння, пункт 7 статті 40 КЗпП	Доповідна записка посадової особи. Акт про появу на роботі в нетверезому стані. Бажано, щоб стан наркотичного або токсичного сп'яніння був засвідчений довідкою медичної установи
Вчинення за місцем роботи розкрадання (у т. ч. дрібного) майна (на практиці – конкретизують вид майна) власника, встановленого вироком суду, що набрав законної сили, чи постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення або застосування заходів громадського впливу, пункт 8 статті 40 КЗпП	Вирок суду, що набрав законної сили, постанова органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення (відповідно до ст. 221 Кодексу України про адміністративні правопорушення таким органом є суд)
Одноразове грубе порушення трудових обов'язків (звільнення керівника підприємства, установи, організації, філії, представництва, відділення та іншого відокремленого підрозділу, його заступників, головного бухгалтера, його заступників, службових осіб відповідних державних органів), пункт 1 статті 41 КЗпП	Рішення власника або уповноваженого ним органу. Звільнення – без згоди профспілкового органу
Втрата довір'я (на практиці доповнюється причина, наприклад через порушення правил обліку матеріальних цінностей, що завдало збитків), пункт 2 статті 41 КЗпП	Акт перевірки, що засвідчує допущені порушення з боку працівника, які завдали збитків підприємству. Згода профспілкового органу (протокол)
Вчинення аморального проступку, несумісного з продовженням цієї роботи, пункт 3 статті 41 КЗпП	Документ (акт, офіційне повідомлення органів внутрішніх справ), що підтверджує скоєння проступку, несумісного з виконуваною роботою (керівні, педагогічні, наукові, науково-педагогічні працівники системи освіти). Згода профспілкового органу (протокол)
Незадовільні результати випробування, стаття 28 КЗпП	Подання посадової особи підприємства, як правило керівника структурного підрозділу, що засвідчує невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі, обумовленій при прийнятті на роботу. Звільнення – без згоди профспілкового органу
Порушення встановлених правил прийняття на роботу, стаття 7 КЗпП	Документ, який підтверджує порушення конкретних вимог при прийнятті на роботу (обмеження на роботу за певних умов, спільної роботи, роботи молоді у віці до 18 років). Це може бути, наприклад, протест прокурора, акт перевірки відповідним державним органом. Звільнення – без згоди профспілкового органу
Звільнення у зв'язку з досягненням граничного віку проходження державної служби, пункт 3 статті 30 Закону України «Про державну службу», стаття 7 КЗпП	Доповідна записка, як правило, кадрової служби державного органу
Вимога батьків або інших осіб, стаття 199 КЗпП	Вимога (як правило, в письмовій формі) батьків, усиновителів, піклувальників неповнолітнього, а також державних органів і службових осіб, на яких покладено нагляд і контроль за дотриманням законодавства про працю
Вимога профспілкового органу (на практиці – зазначається назва органу, наприклад профспілковий комітет заводу), стаття 45 КЗпП	Постанова профспілкового комітету

Показник «Вихідна допомога» може бути доповнений такими показниками:

• Компенсація за ____ календарних днів невикористаної щорічної відпустки.

• Утримання за ____ календарних днів, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

На підставі наказів роблять записи про:

– прийняття і звільнення – у трудовій книжці (розділ «Відомості про роботу») і особовій картці працівника (розділ III);

– надання відпустки – в особовій картці працівника (розділ IV).

Заповнення форми № П-2 «Особова картка працівника»

Особова картка працівника (додатки 4 і 5) заповнюється як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, у т. ч. на тому самому підприємстві, в установі, організації, на підставі відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома або іншого документа про освіту тощо.

Розділ I «Загальні відомості». Пункти розділу заповнюються таким чином:

– пункт 1 – записується прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку: Воропай Олена Михайлівна;

– пункт 2 – число, місяць, рік народження: «11» березня 1973 р.;

– пункт 3 – громадянство: Україна;

– пункт 4 – освіта (за наданими документами): повна вища, базова вища, повна загальна середня.

Таблиця заповнюється на осіб, які мають базову або повну вищу освіту:

– назва навчального закладу: Харківський державний економічний інститут;

– серія, номер диплома (свідоцтва): А № 213131; Ц № 961291;

– рік закінчення навчального закладу: 1997;

– спеціальність (професія) за дипломом (свідоцтвом) відповідно із займаною посадою: економіка виробництва, автоматика, телемеханіка та зв'язок на залізничному транспорті; обробка металів різанням; педагогіка і методика початкового навчання;

– кваліфікація за дипломом (свідоцтвом): бухгалтерський облік, облік і аудит; інженер шляхів сполучення – електрик; інженер-механік; вчитель початкових класів музики і співів;

– форма навчання: денна, вечірня, заочна;

– пункт 5 – робиться відмітка «х» про вид післядипломної професійної підготовки, а також заповнюються колонки таблиці:

– назва навчального закладу: Національний університет ім. Т. Г. Шевченка; Харківська юридична академія;

– номер і дата видачі диплома: Z № 591756, 28.06.97; Н № 037104, 03.04.99;

– рік закінчення: 1997; 1999;

– науковий ступінь, учене звання: кандидат технічних наук; доцент; доктор педагогічних наук, професор;

– пункт 6:

– найменування підприємства, установи, організації, навчального закладу: ТОВ «Обрій»;

– посада (професія): економіст;

– пункт 7 – стаж роботи за записами в трудовій книжці на день прийняття працівника на роботу:

– загальний: 26 днів, 4 місяці, 11 років;

– що дає право на надбавку за вислугу років (за умови, що така надбавка передбачена за конкретною посадою (професією) чинним законодавством або колективним договором);

– пункт 8 – дата та причина звільнення з попереднього місця роботи (за записом в трудовій книжці): «27» грудня 2008 р., за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України;

– пункт 9 – вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавством (за наявності відомостей про отримання пенсії);

– пункт 10 – родинний стан: одружений (не одружений); заміжня (не заміжня); ступінь родинного зв'язку (склад сім'ї і рік народження):

– чоловік – Воропай Сергій Петрович, 1971;

– дочка – Воропай Олена Сергіївна, 1993;

– пункт 11 – місце фактичного проживання: 07300, м. Вишгород, вул. Кондратенка, буд. 8, кв. 67; тел. 5-4912;

– пункт 12 – місце проживання за державною реєстрацією.

Паспорт: БК № 012836; Вишгородським МУ ГУ МВС України в Київській області, 9 січня 1997 р.

Розділ II «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Таблиця цього розділу заповнюється на підставі документів про індивідуальне, бригадне, курсове виробниче навчання, передбачене Положенням про професійне навчання кадрів на виробництві, затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України та Міністерства освіти і науки України від 26.03.2001 р. № 127/151, а також професійне навчання за рахунок підприємства на базі інших суб'єктів господарювання.

Розділ III «Призначення і переведення». Перший запис робиться під час прийняття працівника на роботу відповідно до наказу (розпорядження).

У подальшому в розділі зазначають переведення працівника на іншу постійну роботу.

Із записами у цьому розділі, а також у трудовій книжці про прийняття на роботу та переведення на іншу постійну роботу працівника ознайомлюють під розписку у графі «Підпис працівника».

Розділ IV «Відпустки». У розділ заносяться:

– щорічна основна відпустка (тривалістю, визначеною Законом України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР та іншими законами України);

– щорічна додаткова відпустка: за роботу із шкідливими та важкими умовами праці; за особливий характер праці, у т. ч. за ненормований робочий день (тривалість визначається умовами колективного договору);

– додаткова відпустка у зв'язку з навчанням;

– додаткова відпустка працівникам, які мають дітей;

– інші види відпусток, крім відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

«Додаткові відомості». У цьому рядку записуються відомості про працівника, не відображені у розділі І (про участь у війнах, наявність другої професії, обрання на виборну посаду, перебування за кордоном, роботу за сумісництвом, знання іноземних мов, результати атестації, нагороди, заохочення, стягнення тощо).

Далі заносяться дата і причина (підстава) звільнення.

Запис про звільнення засвідчують:

– посадова особа кадрової служби підприємства, установи, організації;

– працівник (із зазначенням дати ознайомлення).

Обчислення стажу роботи

Для зручності обчислення стажу роботи працівників автор пропонує власну методику (таблиця 4).

Таблиця 4

Приклад обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці

Перший етап

Дата прийняття на роботу				Дата звільнення з роботи
рік		місяць	число	рік		місяць	число
19	62	10	11	19	63	05	28
19	63	06	03	19	66	05	15
19	66	07	06	19	68	04	25
19	70	09	24	19	70	12	16
19	71	08	27	19	74	10	19
19	75	02	10	19	76	06	27
19	76	08	22	19	83	06	26
19	83	07	02	19	88	05	05
19	88	05	15	19	99	12	25
20	100	01	04	20	102	04	17
20	102	04	25	20	104	12	10
Разом	856	67	149	Разом	893	81	213

Другий етап

Звільнення з роботи	– 893	– 81	– 213
Прийняття на роботу	856	67	149
Різниця	37	14	64

Третій етап

Переводимо дні у місяці (з розрахунку 30 днів – 1 місяць), а місяці – у роки. Остаточний результат: 38 років 4 місяці 4 дні

Облік військовозобов'язаних і призовників

У зв'язку з відсутністю розділу «Облік військовозобов'язаних і призовників» у затвердженій формі № П-2 «Особова картка працівника», як варіант, можливе ведення такого обліку за формою, запропонованою кадровою службою (додаток 5). У формі збережено необхідні відомості, за якими здійснюється звірка у військових комісаріатах.

Облікова картка військовозобов'язаного (призовника) заповнюється на підставі таких основних військово-облікових документів:

– для військовозобов'язаних – військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видають замість квитка;

– для призовників – посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Рядки картки на солдатів, матросів, сержантів, старшин, прапорщиків і мічманів запасу заповнюються в такому порядку:

– рядок «Група обліку» – відповідно до пункту 22 військового квитка проставляється: НПО (Наземноповітряна оборона), ВМС (Військово-морські Сили), МВС (Міністерство внутрішніх справ), СБУ (Служба безпеки України);

– рядок «Категорія обліку» – перша чи друга (п. 21 військового квитка);

– рядок «Склад» – за пунктом 23 військового квитка: солдати, матроси, сержанти, старшини, прапорщики, мічмани;

– рядок «Військове звання» – за пунктом 19 військового квитка: рядовий, старший солдат, матрос, старший матрос, молодший сержант, сержант, старший сержант, старшина, старшина 2 статті, старшина 1 статті, головний старшина, головний корабельний старшина, прапорщик, старший прапорщик, мічман, старший мічман;

– рядок «Військово-облікова спеціальність № __» – записується номер військово-облікової спеціальності та її кодове позначення (п. 24, 25 військового квитка);

– рядок «Придатність до військової служби»:

– стройовий – якщо у військовому квитку нема запису про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;

– непридатний у мирний час, придатний до нестройової у воєнний час за гр. __ № __, якщо у військовому квитку є про це запис із посиланням на відповідну статтю і наказ Міністра оборони України;

– рядок «Найменування військкомату за місцем проживання» – вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради, то вказується найменування військкомату, якому підпорядкований цей обліковий орган;

– рядок «Чи перебуває на спеціальному обліку № __» – олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік в облікових картках генералів, адміралів, офіцерів запасу заповнюються у викладеному вище порядку з урахуванням таких особливостей:

– рядок «Група обліку» не заповнюється;

– рядок «Категорія обліку» – вказується розряд запасу згідно із записом у військовому квитку;

– рядок «Склад» – записується профіль: командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний;

– рядок «Військово-облікова спеціальність № __» – записується шестизначне цифрове позначення згідно з відповідним пунктом військового квитка;

– рядок «Придатність до військової служби» – на генералів, адміралів, офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється, на знятих з військового обліку заповнюється на підставі записів у військовому квитку.

Під час заповнення облікових карток на призовників:

– рядок «Група обліку»: призовник;

– рядок «Найменування військкомату за місцем проживання» – вказується райміськвійськкомат, у якому він перебуває на обліку;

– рядок «Чи перебуває на спеціальному обліку № __» – вказується, чи надається відстрочка від призову на військову службу і на який строк.

Віктор Рожнов

Науковий консультант

«Довідник кадровика», квітень 2009 р., № 4 (82), с. 78