Рекомендации по заполнению новой пенсионной отчетности Экспресс 2010-02-01

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ НОВОЙ ПЕНСИОННОЙ ОТЧЕТНОСТИ

"Экспресс-анализ законодательных и нормативных актов"

№ 5 - 6, от 1 февраля 2010 г.

Людмила Волинец

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях.

Закон о научной деятельности — Закон Украины от 13.12.1991 г. № 1977-ХII "О научной и научно-технической деятельности" в редакции от 01.12.1998 г. № 284-XIV.

Закон о пенсионном страховании — Закон Украины от 09.07.2003 г. № 1058-IV "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании".

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

Инструкция № 16-6 — Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, других платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением Правления Пенсионного фонда Украины от 19.10.2001 г. № 16-6 (утратила силу).

Инструкция № 21-1 — Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением Правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. № 21-1.

Инструкция № 286 — Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 28.09.2005 г. № 286.

Порядок № 7-7 — Порядок предоставления отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме, утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда Украины от 19.04.2007 г. № 7-7.

Порядок № 26-1 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета по суммам начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование органам Пенсионного фонда Украины, утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда Украины от 05.11.2009 г. № 26-1.

В "Экспресс-анализе законодательных и нормативных актов" (№ 51/2009, с. 17) мы уже подробно рассказывали об изменениях, которые произошли в формах отчетности, представляемой органам Пенсионного фонда в 2010 году, а также о нюансах, связанных с подачей отчетности за 2009 год.

В этой связи еще раз напомним читателям о том, что с 1 января 2010 года введены новый механизм представления персонифицированной отчетности и новые формы отчетности согласно Порядку № 26-1.

Порядок № 26-1, в соответствии с Законом о пенсионном страховании, устанавливает методику, сроки подачи органам Пенсионного фонда отчета о суммах начисленной заработной платы (денежного обеспечения, дохода) застрахованных лиц и суммах начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, приобретенном страховом стаже и форму такого отчета.

Главным нюансом в 2010 году является то, что персонифицированный отчет по наемным работникам (а также по выплаченным доходам физлицам по гражданско-правовым договорам) должен подаваться всеми работодателями ежемесячно в течение 20 дней согласно приложению 4 к Порядку № 26-1.

То есть в 2010 году работодатели будут не только подавать сведения о начисленных и уплаченных суммах в Пенсионный фонд в общем, но и ежемесячно персонифицировать эти данные по получателям доходов (застрахованным лицам). Ранее такая персонифицированная отчетность подавалась по общему правилу один раз в год, а общие сведения о начисленных и уплаченных взносах в Пенсионный фонд подавались ежемесячно.

Первый раз новая отчетность в Пенсионный фонд должна быть подана не позднее чем через 20 календарных дней со дня окончания базового отчетного периода. Однако поскольку 20 февраля 2010 года является выходным днем, то последним днем сдачи отчетности в Пенсионный фонд за январь 2010 года будет 22 февраля 2010 года.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 К ПОРЯДКУ № 26-1

Приложение 4 к Порядку № 26-1 — это, по сути, главная форма отчетности, подаваемая органам Пенсионного фонда работодателями, которая содержит еще десять таблиц (табл. 1).

Таблица 1.

Некоторые из приведенных десяти таблиц будут подаваться в отдельно взятых случаях, но есть и такие, которые будут включаться в отчет практически ежемесячно.

То есть большинство предприятий обязаны будут подавать не все десять таблиц, а только некоторые из них, а именно:

• таблицу 1 "Начисление взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование" (практически аналог приложения 23 к Инструкции № 21-1);

• таблицу 5 "Трудовые отношения застрахованных лиц (подается в случае, если в течение отчетного месяца принимались или увольнялись работники предприятия;

• таблицу 6 "Сведения о начислении заработной платы (дохода) застрахованным лицам" (предназначается для отражения сумм фактически начисленной зарплаты, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера за выполненные работы (услуги), за исключением больничных и отпускных, по каждому застрахованному лицу);

• таблицу 7 "Суммы, начисленные за дни временной нетрудоспособности, ежегодные и дополнительные отпуска, и суммы, начисленные в прошлых периодах" (заполняется по каждому застрахованному лицу в случае наличия начислений суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, пособия по временной нетрудоспособности, суммы отпускных, суммы зарплаты, начисленной на основании бухгалтерских и других документов, согласно которым производятся начисления или которые подтверждают начисления зарплаты в предыдущих периодах, на которые страхователем ошибочно начислены страховые взносы, суммы перерасчетов зарплаты, связанные с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью);

• таблицу 8 "Наличие оснований для учета стажа отдельным категориям лиц согласно законодательству". В случае неподачи одной из необходимых таблиц отчет органами Пенсионного фонда приниматься не будет.

Форма подачи отчетности органам Пенсионного фонда

Пенсионным фондом Украины предложено три формы подачи отечности:

- электронная;

- на бумажных носителях;

- на бумажных носителях вместе с электронными носителями информации.

Как и прежде, основными формами подачи пенсионной отчетности являются электронная и бумажная. Бумажная форма подачи отчетности в органы Пенсионного фонда будет зависеть от количества застрахованных лиц.

Всеми страхователями отчет может подаваться в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) через центр обработки электронных отчетов согласно Порядку № 7-7 (отчет на бумажных носителях в этом случае не подается).

Также отчет может подаваться на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя/страхователя и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации.

На бумажных носителях отчет может подаваться только в том случае, если у страхователя количество застрахованных лиц не превышает десяти.

Бумажный отчет необходимо заполнять только на украинском языке печатными буквами и лишь шариковой ручкой синего или черного цвета (ранее при заполнении допускалось использование современной оргтехники). Помарки и исправления не допускаются.

В случае незаполнения той или иной строчки отчета в ней делается прочерк. При заполнении полей, состоящих из клеточек, каждый из символов (в том числе точка, апостроф, запятая, дефис и др.) каллиграфически вписывается в соответствующую отдельную клеточку. В случае ведения страхователем исходящей корреспонденции на каждой странице отчета указывается регистрационный номер в соответствии с журналом регистрации исходящей документации. Все страницы документов нумеруются и комплектуются ответственным лицом страхователя.

Электронная форма отчета органам Пенсионного фонда формируется страхователем с использованием специального программного обеспечения, актуальные версии которого бесплатно предоставляются страхователям в органе Пенсионного фонда по месту регистрации. А вот за получение ЭЦП страхователям придется заплатить.

Страхователи, которые должны подавать приложение 4 к Порядку № 26-1

Формируют и подают в органы Пенсионного фонда отчет согласно приложению 4 к Порядку № 26-1 не позднее чем через 20 календарных дней со дня окончания базового отчетного периода следующие страхователи (табл. 2). Базовым отчетным периодом для них является календарный месяц.

Таблица 2.

Заполнение титульного листа приложения 4 к Порядку № 26-1

На титульном листе приложения 4 к Порядку № 26-1 указываются 10 реквизитов (табл. 3).

_______________________________________________________________________________________

Таблица 3.

Додаток 4.

до Порядку формування та подання страхувальниками звіту

щодо сум нарахованих внесків на загальнообов'язкове

державне пенсійне страхування органам Пенсійного фонду України

Звіт про суми нарахованої заробітної плати (грошового забезпечення, доходу) застрахованих осіб та суми нарахованих внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування до органів Пенсійного фонду України

Вихідний № у страхувальника __________________ Дата "_____" _______________ 20 __ року.

Код органу Пенсійного фонду, до якого подається звіт __________________________________

<...>

Перелік таблиць звіту

<...>

Керівник                        _________________________          ___________             _____________________

                                      (ідентифікаційний номер)     (підпис)                      (П.І.Б.)

М. П.

Головний бухгалтер      _________________________          ________        __________________

                                      (ідентифікаційний номер)     (підпис)                      (П.І.Б.)

Реєстраційний № звіту в органі Пенсійного фонду: ____________________________________

Дата реєстрації в органі Пенсійного фонду: __________________________________________

Відповідальна особа органу                               ________                   __________________

Пенсійного фонду, що прийняла звіт                 (підпис)                                   (П.І.Б.)

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

лінія відрізу

Розписка про одержання звіту до Пенсійного фонду України за ________ місяць 20 __ року

Реєстраційний № звіту в органах Пенсійного фонду: ___________________________________

Дата реєстрації в органах Пенсійного фонду: _________________________________________

Одержано відомостей на _________________________________________ аркушах.

Відповідальна особа органу                               ________                   __________________

Пенсійного фонду, що прийняла звіт                 (підпис)                                   (П.І.Б.)

_______________________________________________________________________________________

Реквизит 01. Отчет за месяц, год: указываются отчетный месяц (две цифры) и год (четыре цифры), за который формируется и подается отчет. Этот реквизит заполняется одинаково для всех таблиц приложения 4.

Реквизит 02. Код ЕГРПОУ/идентификационный номер: для юридических лиц вносится восьмиразрядный номер согласно Государственному реестру предприятий, организаций Украины (ЕГРПОУ). Для физических лиц – субъектов предпринимательской деятельности вносится десятиразрядный номер, под которым они зарегистрированы как плательщики налогов согласно справке ГНА из Государственного реестра физических лиц (ГРФЛ). Номер вносится из регистрационных документов страхователя.

Для физических лиц – субъектов предпринимательской деятельности, которые по религиозным убеждениям отказались от идентификационного номера (ГРФЛ), о чем имеют соответствующую отметку в паспорте, указываются паспортные данные: серия и номер (№№_XXXXXX — две буквы, пробел, шесть цифр). Этот реквизит заполняется одинаково во всех таблицах приложения 4.

Реквизит 03. Филиал согласно регистрации в органе Пенсионного фонда: заполняется согласно регистрационным данным страхователя в органе Пенсионного фонда. Это поле заполняется для страхователей из числа обособленных подразделений юридического лица, которые расположены вне его местонахождения и производят продукцию или предоставляют услуги в едином технологическом процессе с головной организацией, имеют отдельный баланс, самостоятельно начисляют и уплачивают страховые взносы, ведут расчеты по заработной плате с застрахованными лицами.

Название страхователя: в поле без клеточек вносится краткое название страхователя в соответствии с регистрационными документами, а для страхователя – физического лица — фамилия, имя и отчество. Этот реквизит заполняется одинаково во всех таблицах приложения 4.

Реквизит 04. Исходящий № у страхователя и дата: если страхователь осуществляет регистрацию исходящей корреспонденции, то проставляется регистрационный номер в соответствии с журналом регистрации исходящей документации страхователя, который затем указывается на каждом листе отчета. Все листы документов нумеруются и комплектуются ответственным лицом страхователя.

Реквизит 05. Код органа Пенсионного фонда, в который подается отчет: вносятся код и название органа Пенсионного фонда, в котором страхователь зарегистрирован плательщиком страховых взносов.

Реквизит 06. Перечень таблиц отчета: напротив названия каждой таблицы указываются количество, листов и количество строк.

Напротив тех таблиц, которые не подаются в органы Пенсионного фонда, проставляются прочерки.

В графе "Количество листов" указывается количество листов документов одной таблицы.

В графе "Количество строк" указывается количество заполненных строк на листах документов одной таблицы для таблиц 5 - 10 приложения 4 к Порядку № 26-1. По таблицам 1 - 4 количество заполненных строк не указывается и там проставляется символ "*".

В графе "Всего" указываются общее количество листов документов и общий итог строк в этих листах.

Реквизит 07. Руководитель:

• для юридических лиц — указываются десятиразрядный идентификационный номер (по справке Государственной налоговой администрации из ГРФЛ), подпись и фамилия с инициалами руководителя предприятия;

• для физических лиц — указывается идентификационный номер (по справке Государственной налоговой администрации из ГРФЛ) физического лица – субъекта предпринимательской деятельности, в соответствующие поля вносятся подпись и фамилия физического лица. Этот реквизит заполняется одинаково во всех таблицах приложения 4.

Реквизит 08. Главный бухгалтер:

• для юридических лиц — при наличии должности, указываются десятиразрядный идентификационный номер (по справке Государственной налоговой администрации из ГРФЛ), подпись и фамилия с инициалами главного бухгалтера;

• для физических лиц — данный реквизит не заполняется.

Этот реквизит заполняется одинаково во всех таблицах приложения 4.

Реквизит 09. Регистрационный № отчета в органе Пенсионного фонда и дата регистрации в органе Пенсионного фонда: указывается номер, автоматически присваиваемый каждому отчету при внесении соответствующих сведений ответственным лицом органа Пенсионного фонда, принимающим отчет, с указанием даты. При внесении соответствующих сведений в этот реквизит ответственное лицо органа Пенсионного фонда, принявшее отчет, обязательно удостоверяет эти сведения подписью с указанием фамилии с инициалами.

Реквизит 10. Расписка о получении отчета в Пенсионный фонд Украины за _________ месяц 20 __ года (далее — Расписка): заполняется ответственным лицом органа Пенсионного фонда, принявшим отчет. В Расписке дублируются сведения, занесенные в реквизит 09, и указывается количество листов документов, полученных от страхователя вместе с титульным листом (это количество листов документов из графы "Всего" реквизита 06 плюс " + " один лист). По линии отреза Расписка отрезается ответственным лицом органа Пенсионного фонда, принявшим отчет, заверяется печатью для справок и возвращается страхователю.

Титульный лист и все листы таблиц отчета заверяются подписью руководителя и главного бухгалтера (при наличии данной должности у страхователя), удостоверяются печатью (при наличии) страхователя.

Все листы документов нумеруются и комплектуются ответственным лицом страхователя и отчет передается в орган Пенсионного фонда.

Далее рассмотрим порядок заполнения таблиц 1, 5, 6 и 7 приложения 4.

Таблица 1

"Начисление взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование" приложения 4

В таблице 1 приложения 4 к Порядку № 26-1 указываются все предусмотренные в ней показатели. В случае незаполнения той или иной строки из-за отсутствия операции в этой строке ставится прочерк. Таблица 1 приложения 4 заполняется в гривнях с копейками.

В заглавной части таблицы отражаются:

• полное название плательщика (в соответствии с учредительными документами);

• подчиненность плательщика министерству или другому центральному органу исполнительной власти;

• местонахождение или местожительство плательщика и номер телефона;

• форма собственности;

• код по ЕГРПОУ или идентификационный номер;

• регистрационный номер плательщика по данным уведомления о регистрации плательщика страховых взносов в Пенсионном фонде;

• название банка;

• МФО банка;

• номера текущих счетов в учреждениях банков;

• среднеучетная численность штатных работников (заполняется в соответствии с Инструкцией № 286);

• в том числе среднеучетное количество штатных работников, которым в соответствии с действующим законодательством установлена инвалидность (заполняется в соответствии с приказом Минтруда Украины от 10.02.2007 г. № 42);

• количество застрахованных лиц в отчетном месяце (лиц, за которых подаются сведения в персонифицированный учет);

• количество лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера;

• выбранная система налогообложения (общая, единый налог, фиксированный налог, фиксированный сельскохозяйственный налог). Таблица 1 состоит из трех разделов:

Раздел I — расчеты по взносам за период с 01.01.2004 г.;

Раздел II — расчеты по взносам (сборам) за период до 01.01.2004 г.;

Раздел III — суммы, начисленные в отчетном базовом периоде за прошлые и будущие месяцы, на которые начисляются страховые взносы.

Раздел I таблицы 1 приложения 4

Раздел I заполняется плательщиками за отчетный месяц в соответствии с расчетно-платежными документами 0 начисленной заработной плате наемным работникам или за выполненную работу за этот месяц независимо от источников финансирования этих выплат и от срока их фактических выплат за период с 1 января 2004 года.

Расшифровку содержания строк раздела I таблицы 1 приложения 4 приведем в табл. 4.

Таблица 4.

Раздел II таблицы 1 приложения 4 заполняется плательщиками, имеющими задолженность по выплате заработной платы, начисленной по состоянию на 1 января 2004 года. Расшифровку содержания строк раздела II таблицы 1 приложения 4 приведем в табл. 5.

Таблица 5.

Раздел III "Суммы, начисленные в отчетном базовом периоде за прошлые и будущие месяцы, на которые начисляются страховые взносы" таблицы 1 приложения 4 заполняется плательщиками, которые включают суммы, начисленные за прошлые и/или будущие месяцы, а именно суммы оплаты отпуска и пособия по временной нетрудоспособности, в расчет за отчетный базовый период. Данные этого раздела используются для сверки данных, указанных в индивидуальных сведениях о застрахованных лицах, поданных в систему персонифицированного учета.

Вместе с таблицей 1 приложения 4 подается еще и приложение к ней (Додаток до таблиці 1).

Приложение к таблице 1 приложения 4. В данном приложении к таблице 1 расшифровываются некоторые данные, включенные в раздел I и раздел II.

Обращаем внимание на то, что раздел I таблицы 1 приложения 4 заполняют все плательщики.

В показателе приложения "Сумма задолженности по выплате заработной платы на начало отчетного периода" раздела I к таблице 1 приложения 4 плательщики, своевременно не рассчитавшиеся с работниками по заработной плате на 1-е число отчетного месяца, отражают суммы просроченной задолженности по выплате заработной платы, то есть суммы заработной платы, срок выплаты которой наступил до 1-го числа отчетного месяца.

Плательщики, своевременно осуществляющие расчеты с работниками по заработной плате, в данной строке ставят прочерк.

В показателе "Сумма задолженности по выплате заработной платы на конец отчетного периода" отражаются суммы задолженности по выплате заработной платы с учетом невыплаченных сумм заработной платы, срок уплаты которых наступил в отчетном месяце.

В указанных показателях учитывается задолженность по оплате первых пяти дней временной нетрудоспособности. Задолженность по выплате пособия по временной нетрудоспособности и других видов выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, депонированная заработная плата в указанные показатели не включаются.

Показатели приложения к таблице 1 приложения 4 "Сальдо расчетов счета 65 "Расчеты по страхованию" субсчета 651 "По пенсионному обеспечению" на начало отчетного периода" (дебет, кредит, в том числе по видам задолженности) и "Сальдо расчетов счета 65 "Расчеты по страхованию" субсчета 651 "По пенсионному обеспечению" на конец отчетного периода" (дебет, кредит, в том числе по видам задолженности) отражаются по данным бухгалтерского учета.

В строке "Справочно: выплачено заработной платы и других выплат и вознаграждений, связанных с отношениями трудового найма, начисленных к выплате в отчетном периоде" раздела I приложения к таблице 1 приложения 4 указывается сумма выплаченной заработной платы в отчетном месяце (без применения коэффициента для приведения ее к начисленной), независимо от периодов, за которые эта зарплата была начислена.

К натуральной форме оплаты труда относятся: выдача продукции как собственного производства, так и полученной по бартеру; расчеты с коммунальными предприятиями с целью погашения задолженности работников за квартирную плату, коммунальные и другие услуги; выплата товарами широкого потребления через специальные магазины и т. п. Расчет показателей для раздела II таблицы 1 приложения 4 осуществляется в специальной таблице (приложение к таблице 1), которая состоит из девяти граф (табл. 5).

Таблица 5.

Таблица 5 "Трудовые отношения застрахованных лиц" приложения 4

Таблица 5 "Трудовые отношения застрахованных лиц" приложения 4 предназначена для регистрации застрахованных лиц в системе персонифицированного учета сведений.

Подается таблица 5 приложения 4 страхователем в том случае, если в течение отчетного периода:

• был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом;

• произошли изменения в фамилии, имени, отчестве или в идентификационном номере застрахованного лица.

Если по данным кадровой службы страхователя в течение отчетного периода не были зафиксированы факты заключения и расторжения трудовых соглашений или не произошли изменения в фамилии, имени, отчестве или идентификационном номере застрахованных лиц, то таблица 5 приложения 4 не формируется и не представляется в орган Пенсионного фонда.

Если в течение отчетного периода застрахованное лицо было принято и уволено с занимаемой должности, то на такое лицо делается одна запись с указанием напротив записи даты начала и даты прекращения трудовой деятельности. Образец заполнения таблицы 5 мы приводили в журнале "Экспресс-анализ законодательных и нормативных актов" (№ 51/2009, с. 30).

Обратим внимание на формирование некоторых реквизитов таблицы 5 приложения 4, которые не упоминались выше.

Реквизит 04. Тип — отметка "X": вносится в клеточку соответствующего варианта:

• начальная, если за определенный отчетный период форма подается впервые;

• корректирующая, если страхователем была допущена ошибка в фамилии, имени, отчестве или данных, касающихся начала и прекращения трудовых отношений застрахованного лица, и необходимо внести изменения в ранее поданные сведения за определенный отчетный период. При этом в форму вносятся значения всех реквизитов, включая и откорректированные;

• отменяющая, если нужно полностью отменить сведения поданного ранее отчета, в котором была допущена ошибка в указании номера учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА. При этом вносятся значения только следующих реквизитов: код ЕГРПОУ/идентификационный номер страхователя, филиал согласно регистрации в органе Пенсионного фонда (при наличии), название страхователя, отчетный месяц и год, номер учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА, фамилия, имя, отчество застрахованного лица.

Реквизит 06. Номер учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА: указывается номер, соответствующий идентификационному номеру физического лица согласно справке ГНА из ГРФЛ.

Для застрахованных лиц, которые по религиозным убеждениям отказались от идентификационного номера (ГРФЛ), о чем имеют соответствующую отметку в паспорте, указываются данные свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании: серия и номер (№№№_XXXXXX — три буквы, пробел, шесть цифр).

Реквизит 07. Фамилия, имя, отчество застрахованного лица: вносятся в соответствии с украиноязычной страницей паспорта застрахованного лица.

Реквизиты 08, 09 и 10. Трудовые отношения: дата начала и дата прекращения: указывается в соответствующей графе день приема на работу, если застрахованное лицо начало трудовую деятельность в отчетном месяце и, соответственно, день увольнения с работы, если застрахованное лицо прекратило трудовую деятельность в отчетном месяце.

Реквизит 11. Дата формирования у страхователя: вносится дата заполнения таблицы (для даты "5 января 2010 года" необходимо в клеточки ДД занести 05, в клеточки ММ — 01 и в клеточки ГГГГ — 2010).

Реквизит 12. Количество заполненных строк на листе: указывается количество заполненных записей на листе, то есть количество застрахованных лиц, по которым внесены данные о трудовых отношениях.

Таблица 6 "Сведения о начислении заработка (дохода) застрахованным лицам" приложения 4

Таблица 6 "Сведения о начислении заработка (дохода) застрахованным лицам" предназначена для отражения в разрезе каждого застрахованного лица:

1) ежемесячных общих сумм фактически начисленной заработной платы (денежного обеспечения, дохода) работника, включающих выплату вознаграждений физическим лицам за выполнение работ (услуг) по соглашениям гражданско-правового характера, которые подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, или сумму дохода, который исчисляется с учетом требований для соответствующего объекта начисления страховых взносов (кроме начислений, указанных в п. 3.6 для таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1).

Если начисления фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности, в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления.

Начисления отражаются за календарный месяц (с первого до последнего числа месяца);

2) ежемесячных сумм начисленного заработка, денежного обеспечения или дохода в пределах максимальной величины, на которую начисляются страховые взносы в соответствии с действующим законодательством;

3) фактически начисленных сумм страховых взносов с заработка, денежного обеспечения или дохода в соответствии с Законом о пенсионном страховании.

Образец заполнения таблицы 6 мы приводили в журнале "Экспресс-анализ законодательных и нормативных актов" (№ 51/2009, с. 30).

Обратим внимание на формирование некоторых реквизитов таблицы 6 приложения 4, которые не упоминались выше.

Реквизит 04. Тип — отметка "X": вносится в клеточку соответствующего варианта:

• начальная, если за определенный отчетный месяц форма подается впервые;

• отменяющая, если нужно полностью отменить сведения поданного ранее отчета за определенный отчетный месяц. При этом вносятся значения только следующих реквизитов: код ЕГРПОУ/идентификационный номер страхователя, филиал согласно регистрации в органе Пенсионного фонда (при наличии), название страхователя, отчетный месяц и год по начислению заработной платы (дохода), номер учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА, фамилия и инициалы застрахованного лица и признак наличия спецстажа. При заполнении таблицы 6 приложения 4 с типом "отменяющая" страхователь должен одновременно заполнить таблицу 6 приложения 4 с типом "начальная" таким образом, чтобы суммы заработка и суммы взносов в этих таблицах не повлияли на общий итог по данным отчетности в соответствующем отчетном периоде.

Например: страхователем (28400546 ООО "Лапушка") была допущена ошибка в номере учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА — при формировании отчета за январь 2010 года вместо 2880055243 было внесено 2888005524, заработок за этот отчетный месяц у застрахованного лица составил 2560,00 грн., соответственно сумма страховых взносов с заработка равняется 51,20 грн.

Исправляется допущенная ошибка следующим образом:

1. Формируется таблица 6 приложения 4 с типом "отменяющая" с указанием следующих реквизитов: код ЕГРПОУ/идентификационный номер страхователя, филиал согласно регистрации в органе Пенсионного фонда (при наличии), название страхователя, отчетный месяц и год по начислению заработной платы (дохода), номер учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА, фамилия и инициалы застрахованного лица и признак наличия спецстажа;

2. Формируется таблица 6 приложения 4 с типом "начальная" с указанием всех необходимых реквизитов, но таким образом, чтобы суммы, указанные в предварительно поданной таблице 6 приложения 4 по этому застрахованному лицу, не отличались от сумм, указанных в таблице 6 приложения 4, заполненной на правильный идентификационный номер застрахованного лица.

Реквизит 08. Код категории застрахованного лица: указывается согласно таблице соответствия кодов категории застрахованного лица и кодов объекта начисления и размеров ставок страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, приведенной в приложении 2 к Порядку № 26-1. Выбранный из этой таблицы код категории застрахованного лица должен соответствовать фактическому статусу застрахованного лица в отношениях со страхователем (для застрахованного лица, являющегося наемным работником, вносится значение кода, равное 1; для застрахованного лица, являющегося работающим инвалидом или лицом, работающим на предприятии, которое относится к всеукраинским общественным организациям инвалидов, где количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, — 2).

Реквизит 09. Код типа ставки страхового взноса: вносится код типа ставки страхового взноса в соответствии со Справочником кодов типов ставок страхового взноса на общеобязательное государственное пенсионное страхование, приведенным в приложении 1 к Порядку № 26-1.

Реквизит 10. Общая сумма начисленного заработка/дохода (всего с начала отчетного месяца) (числитель): вносятся ежемесячные общие суммы фактически начисленной заработной платы (денежного обеспечения, дохода) работника, включающие выплату вознаграждений физическим лицам за выполнение работ (услуг) по соглашениям гражданско-правового характера, которые подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, или сумму дохода, который исчисляется с учетом требований для соответствующего объекта начисления страховых взносов. Кроме следующих начислений:

- суммы оплаты первых пяти дней по временной нетрудоспособности (больничные за счет средств работодателя);

- суммы пособия в связи с временной нетрудоспособностью (больничные за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности);

- суммы заработка (дохода) за дни отпуска;

- суммы заработка (дохода), начисленные на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми осуществляется начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), денежного обеспечения, в предыдущих периодах, на которую страхователем или органом Пенсионного фонда доначислены страховые взносы в соответствии с действующим законодательством;

- суммы заработка (дохода), начисленные на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми осуществляется начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), денежного обеспечения, в предыдущих периодах, на которые страхователем ошибочно начислены страховые взносы;

- суммы перерасчета заработка (дохода), связанные с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью.

Начисления отражаются за календарный месяц (с первого до последнего числа месяца).

Ежемесячные суммы начисленного заработка, в соответствии с Законом о научно-технической деятельности (основание ЗНТ024А1), застрахованных лиц, для которых в отчетном году одновременно имеется несколько оснований для определения соответствующих пенсионных прав, отражаются отдельными записями в таблице 6 приложения 4 к Порядку № 26-1.

При этом в первой строке указываются сведения о заработной плате и вносится отметка в реквизите 14 о наличии основания для исчисления стажа, отражающего научно-техническую деятельность. Таблица 8 приложения 4 к Порядку № 26-1 должна содержать запись на указанное лицо с указанием основания ЗНТ024А1.

Во второй строке на указанное лицо вносятся только сведения о заработной плате или вознаграждении, которые не относятся к научно-технической деятельности.

Реквизит 11. Сумма начисленного заработка/дохода в пределах максимальной величины, на которую начисляются страховые взносы (знаменатель): вносятся суммы в пределах максимальной величины фактических расходов на оплату труда наемных работников, денежного обеспечения, налогооблагаемого дохода (прибыли), общего налогооблагаемого дохода, на которые начисляются страховые взносы.

Реквизит 12. Сумма страховых взносов за отчетный месяц (с заработка/дохода) 1 - 5%: вносятся суммы взносов с заработка, денежного обеспечения или дохода, начисленные в соответствии со ст. 19 Закона о пенсионном страховании.

При этом суммы вносятся с учетом суммы страховых взносов за соответствующий месяц (с заработка/дохода) 1 - 5% с сумм оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, осуществляемой за счет средств работодателя, пособия в связи с временной нетрудоспособностью (больничные за счет Фондов социального страхования), заработка (дохода) за дни отпуска и суммы, связанной с уточнением количества отработанного времени по временной нетрудоспособности (коды начислений для реквизита 11 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1: 1, 2, 3 и 6), независимо от периодов, за которые они начислены в отчетном месяце.

Реквизит 13. Признак наличия трудовой книжки (числитель): отметка "X" вносится, если застрахованное лицо работает на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, и его трудовая книжка находится у страхователя (плательщика), который подает отчет в орган Пенсионного фонда.

Реквизит 14. Признак наличия спецстажа (знаменатель): отметка "X" вносится в случае наличия у застрахованного лица оснований в соответствии с действующим законодательством для учета специального стажа или права на использование льгот по пенсионному обеспечению.

Таблица 7 "Суммы, начисленные за дни временной нетрудоспособности, ежегодные и дополнительные отпуска, и суммы, начисленные в прошлых периодах" приложения 4

Таблица 7 приложения 4 к Порядку формируется и подается страхователем в орган Пенсионного фонда при наличии отдельных типов начислений застрахованным лицам в течение отчетного периода, а именно:

• суммы оплаты первых пяти дней по временной нетрудоспособности (больничные за счет средств работодателя). Указанный тип выплаты имеет код типа начислений 1 при заполнении графы 11 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1, графа 14 таблицы 7 приложения 4 к Порядку для него не заполняется;

• суммы пособия в связи с временной нетрудоспособностью (больничные за счет средств Фондов социального страхования). Указанный тип выплаты имеет код типа начислений 2 при заполнении графы 11 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1. Графа 14 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1 не заполняется;

• суммы заработка (дохода) за дни отпуска. Указанный тип выплаты имеет код типа начислений 3 при заполнении графы 11 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1, графа 14 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1 для него не заполняется;

• суммы заработка (дохода), начисленные на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми осуществляется начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), денежного обеспечения, в предыдущих периодах, на которую страхователем или органом Пенсионного фонда доначислены страховые взносы в соответствии с действующим законодательством. Указанный тип выплаты имеет код типа начислений 4;

• суммы заработка (дохода), начисленные на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми осуществляется начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), денежного обеспечения, в предыдущих периодах, на которую страхователем ошибочно начислены страховые взносы. Указанный тип выплаты имеет код типа начислений 5;

• суммы перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью — код типа начислений 6, графа 14 таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1 для него не заполняется.

Суммы в таблице 7 приложения 4 к Порядку № 26-1 по начислениям указываются за соответствующий месяц.

Суммы средств, начисленные за ежегодные и дополнительные отпуска, вносятся в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующем месяце, включаются в поле в будущем месяце.

Суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, вносятся в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на указанный месяц.

Указанные выше суммы начислений в таблице 7 приложения 4 к Порядку № 26-1 вносятся в пределах максимальной величины фактических расходов на оплату труда наемных работников, денежного обеспечения, налогооблагаемого дохода (прибыли), общего налогооблагаемого дохода, на которые начисляются страховые взносы, с учетом суммы заработка (дохода), указанной в таблице 6 приложения 4 к Порядку № 26-1.

Суммы начислений в пределах максимальной величины, на которую начисляются страховые взносы, и суммы страховых взносов за соответствующий месяц в таблице 7 приложения 4 к Порядку № 26-1 могут содержать нулевые значения "0,00", — если сумма в графе 10 "Общая сумма начисленного заработка/дохода (всего с начала отчетного месяца)" таблицы 6 приложения 4 к Порядку № 26-1 за соответствующий отчетный период превышает максимальную величину, с которой взимаются страховые взносы на момент учета в соответствии с законодательством.

Образец заполнения таблицы 7 мы приводили в журнале "Экспресс-анализ законодательных и нормативных актов" (№ 51/2009, с. 31).

Формирование отдельных реквизитов таблицы 7 приложения 4 к Порядку № 26-1 осуществляется по следующим правилам.

Реквизит 04. Тип — отметка "X": вносится в клеточку соответствующего варианта:

• начальная, если за определенный отчетный месяц форма подается впервые;

• отменяющая, если нужно полностью отменить сведения поданного ранее отчета за определенный отчетный месяц. При этом вносятся значения только следующих реквизитов: код ЕГРПОУ/идентификационный номер страхователя, филиал согласно регистрации в органе Пенсионного фонда (при наличии), название страхователя, отчетный месяц и год по начислению заработной платы (дохода), номер учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА, фамилия и инициалы застрахованного лица, месяц и год, за который произведено начисление, тип начислений и признак наличия спецстажа.

В таблице 7 "начальная" на правильный идентификационный номер застрахованного лица суммы начислений и код типа начислений не должны отличаться от таблицы 7, которая перед этим подавалась на данное застрахованное лицо с указанием ошибочного идентификационного номера в орган Пенсионного фонда. Одновременно страхователем должны формироваться таблица 7 "начальная" на правильный идентификационный номер застрахованного лица и таблица 7 "отменяющая" на неправильный идентификационный номер застрахованного лица, на который перед этим были поданы сведения по этому застрахованному лицу в орган Пенсионного фонда.

Реквизит 08. Код категории застрахованного лица: указывается согласно таблице соответствия кодов категории застрахованного лица и кодов объекта начисления и размеров ставок страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, приведенной в приложении 2 к Порядку № 26-1. Выбранный из этой таблицы код категории застрахованного лица должен соответствовать фактическому статусу застрахованного лица в отношениях со страхователем.

Реквизит 09. Код типа ставки страхового взноса: вносится код типа ставки страхового взноса в соответствии со Справочником кодов типов ставок страхового взноса на общеобязательное государственное пенсионное страхование, приведенным в приложении 1 к Порядку № 26-1.

Реквизит 10. Месяц и год, за который произведено начисление: заполняем первые две цифры — месяц, другие четыре цифры — год. Например: сумма оплаты первых пяти дней по листку временной нетрудоспособности начислена за декабрь 2000 года, записываем первые две цифры "12", другие четыре цифры — "2009".

Реквизит 11. Тип начислений: указывается код типа начислений по следующим правилам:

1 — начисленная сумма оплаты первых пяти дней по листку временной нетрудоспособности (больничные за счет средств работодателя);

2 — начисленная сумма пособия в связи с временной нетрудоспособностью (больничные за счет Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности);

3 — начисленная сумма заработка (дохода) за дни отпуска;

4 — сумма заработка (дохода), начисленная на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми производится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), денежного обеспечения, в предыдущих периодах, на которую страхователем или органом Пенсионного фонда доначислены страховые взносы в соответствии с действующим законодательством;

5 — сумма заработка (дохода), начисленная на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми производится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) заработной платы (дохода), денежного обеспечения в предыдущих периодах, на которую страхователем ошибочно начислены страховые взносы;

6 — суммы перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью.

Реквизит 12. Сумма начислений заработка/дохода за соответствующий месяц (числитель): вносятся суммы начислений заработка, денежного обеспечения или дохода за соответствующий месяц по каждому типу начислений отдельно. Суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, за дни отпуска вносятся в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни временной нетрудоспособности или отпуска в месяце, описанном в реквизите 10 этой таблицы, то есть если больничные или отпуск одного лица приходятся на конец и начало двух месяцев, то необходимо вводить две записи на одно и то же лицо.

Реквизит 13. Сумма начислений заработка/дохода в пределах максимальной величины, на которую начисляются страховые взносы (знаменатель): суммы начислений вносятся в пределах максимальной величины фактических расходов на оплату труда наемных работников, денежного обеспечения, налогооблагаемого дохода (прибыли), общего налогооблагаемого дохода, на которые начисляются страховые взносы, с учетом суммы заработка (дохода), которая указана в таблице 6 приложения 4 к Порядку № 26-1.

Начисления по кодам типов начислений 1, 2, и 3 относятся к общему налогооблагаемому доходу того месяца, за который они начислены. В соответствии с этим максимальная величина для таких начислений и размер страховых взносов определяются по нормам законодательства, действовавшим в месяце, за который эти суммы начисляются.

Начисление по кодам типов начислений 4, 5 и 6 относятся к общему налогооблагаемому доходу того месяца, в котором были осуществлены эти начисления, в связи с исправлением ошибки за предыдущие периоды.

Реквизит 14. Сумма страховых взносов за соответствующий месяц (с заработка/дохода): вносятся суммы страховых взносов с заработка/дохода застрахованного лица, рассчитанные в соответствии со ст. 19 Закона о пенсионном страховании только для кодов типов начислений 4 и 5, для кодов 1, 2, 3 и 6 рассчитанные в отчетном месяце страховые взносы с заработка/дохода указываются в реквизите 12 таблицы 6 приложения 4 к Порядку № 26-1.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТРАХОВАТЕЛЕЙ

К страхователям за неподачу, несвоевременную подачу, подачу не по установленной форме или подачу недостоверных сведений, используемых в системе персонифицированного учета и другой отчетности, предусмотренной законодательством, территориальным органам Пенсионного фонда применяются финансовые санкции, предусмотренные Законом о пенсионном страховании.

Право на применение штрафных санкций за нарушения в сфере пенсионного страхования предоставлено исполнительной дирекции Пенсионного фонда и ее территориальным органам (п. 6 ч. 1 ст. 64 Закона о пенсионном страховании).

Исполнительные органы Пенсионного фонда налагают на должностных лиц, совершивших правонарушения, административные взыскания в порядке, определенном законодательством, за неподачу, несвоевременную подачу, подачу не по установленной форме отчетности по страховым взносам в соответствии с требованиями ст. 106 Закона о пенсионном страховании.

Так, в соответствии с п. 5 ч. 9 ст. 106 Закона о пенсионном страховании, за непредоставление, несвоевременное предоставление, предоставление не по установленной форме или предоставление недостоверных сведений, которые используются в системе персонифицированного учета, на страхователя налагается штраф в размере 10 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 10 необлагаемых минимумов доходов граждан (НМДГ) (170 грн.).

В случае повторного нарушения в течение года к страхователю применяется штраф в размере 20 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 20 НМДГ (340 грн.).

В соответствии с п. 6 ч. 16 ст. 106 Закона о пенсионном страховании за непредоставление, несвоевременное предоставление, предоставление не по установленной форме или предоставление недостоверных сведений, которые используются в системе персонифицированного учета, исполнительные органы Пенсионного фонда налагают на должностных лиц, совершивших правонарушение, административные взыскания.

Согласно ст. 165¹ КУоАП вышеуказанные нарушения влекут за собой наложение на должностных лиц предприятия штрафа в размере от 20 до 30 НМДГ (от 340 до 510 грн.). За те же действия, совершенные лицом, которое в течение года было привлечено к административному взысканию за такие правонарушения, налагается штраф в размере от 30 до 40 НМДГ (от 510 до 680 грн.).

В случае если страхователь самостоятельно обнаружил недостоверную информацию в сведениях, которые используются в системе персонифицированного учета, и предоставил индивидуальные сведения о застрахованном лице с отметкой "корректирующая" за предыдущие отчетные годы, финансовые и административные санкции не применяются.

Финансовые и административные санкции также не применяются, если ошибка была допущена в написании фамилии, имени, отчества застрахованного лица.

Также необходимо помнить о том, что страхователь обязан уведомлять органы Пенсионного фонда об изменении сведений, вносимых в систему персонифицированного учета, о застрахованном лице, за которое или в пользу которого им уплачиваются страховые взносы, в десятидневный срок со дня получения этих сведений.