«Взаимовыручительство»: займы работникам и от работников

В свете еще одного неоспоримого факта – того, что в трудную минуту, как правило, за помощью прибегают к самым близким, – в одном из материалов сегодняшнего нашего спецвыпуска мы решили поговорить о некоторых вариантах взаимовыручки между «сблизившимися» в рамках трудовых отношений. Поскольку, согласитесь, «близость» между работниками и работодателем самая что ни на есть очевидная. О том, каким образом может быть оформлена и отражена в учете взаимовыручка работников и их работодателей, и пойдет речь в нижеприведенной статье.

I. Выручаем работника

1. Общеорганизационное

Для начала заметим, что операция, называемая столь привычным слуху словом «ссуда», которое традиционно в быту ассоциируется с определенной суммой денежных средств, выданных на условиях возврата работнику его благодетельным работодателем, на самом деле ссудой вовсе и не является. По своей правовой природе такая операция является заключением договора займа. Именно его предметом является передача денежных средств с последующим их возвратом. В то время как предмет договора ссуды законодательно определен как безоплатная передача или обязательство такой передачи контрагенту вещи в пользование на протяжении установленного срока (ст. 827 ГКУ).

Общие требования к данному виду договоров закреплены в статьях 1046 – 1053 ГКУ. Применительно же к нашей конкретной ситуации обратим внимание на следующее.

Прежде всего, несмотря на упомянутую «близость» сторон такого договора, заключать его необходимо в письменной форме. Единственное исключение из этого правила, предусмотренное ст. 1047 ГКУ, касается только случаев, когда сумма займа не превышает десятикратного размера необлагаемого минимума доходов граждан, а в роли заимодателя выступает физическое лицо.

В договоре стороны определяют такие ключевые положения, как сумма займа, сроки и порядок его возврата, обеспечение обязательств, ответственность сторон. Кроме того, договор может содержать дополнительные, определенные сторонами условия.

Среди прочего, одним из существенных условий договора займа является определение платности за пользование средствами или же отсутствие таковой. Но, как правило, сотрудников «одаривают» беспроцентными займами.

Требований относительно обязательности нотариального удостоверения договора займа законодательство не содержит, однако при желании сторон нанести визит нотариусу не запрещается.

На практике непосредственному заключению договора займа нередко предшествует обращение работника и согласование этого вопроса руководителем. Оформляется это в виде письменного заявления с просьбой о предоставлении займа и визирования такового лицом, уполномоченным принимать подобного рода решения. По результатам договоренностей стороны и определяют основные существенные положения договора.

Например, в случае с работниками заимодатель-работодатель нередко использует поэтапное погашение займа частями. Для этих целей сторонами составляется так называемый график платежей по займу, который может быть как прописан непосредственно в самом договоре, так и оформляться отдельным приложением к таковому. 

В силу договор займа вступает с момента передачи денежных средств работнику. Факт такой передачи подтверждается документально: распиской, платежным поручением о перечислении средств на счет работника, расходным кассовым ордером и пр.

Возвращают работники полученные средства, как правило, одним из следующих способов: путем отчисления определенной суммы из заработной платы либо внесением денежных средств в кассу или на расчетный счет предприятия.

При выборе такого способа погашения, как отчисления из зарплаты работника, нормы ст. 128 КЗоТ, ограничивающие размер отчислений, не применяются. В данном случае имеет место самостоятельное распоряжение работником своим заработком, причитающимся ему «на руки».

Говоря о погашении, необходимо упомянуть и о таком аспекте, как невозврат займа. Жизнь, как известно, славится своим умением вносить определенного рода коррективы в наши планы. Данный момент может также быть оговорен в договоре. Например, договор может содержать оговорку, что при каких-либо условиях, скажем внесении работником мегарационализаторского предложения, заем работнику прощается. Или же без всяких оговорок может так случиться, что по каким-либо причинам работник заем вернуть не сможет. В такой ситуации, опять же в зависимости от конкретных обстоятельств, долг либо прощается, либо реструктуризируется, либо, на худой конец, взыскивается в принудительном порядке.

2. Учетно-отчетная сторона вопроса

Поскольку одной из ключевых характеристик займа является его возвратность, на протяжении всего срока действия договора полученная работником сумма не включается в общий налогооблагаемый доход. С этим, кстати, основываясь на «общекредитных» положениях пп. 4.3.23 Закона № 889, соглашается и главное налоговое ведомство (см., например, письмо ГНАУ от 04.09.2007 г. № 8465/6/17-0716).

Ввиду необложения суммы займа НДФЛ (пп. 4.3.23 Закона № 889) и невхождения ее в фонд оплаты труда (пп. 3.28 Инструкции № 5) объект для начислений и удержаний на пенсионное и социальное страхование отсутствует.

Единственным предостережением может служить весьма своеобразный подход Пенсионного фонда к ситуации с погашением займа путем отчислений из заработной платы. Так, согласно мнению уважаемого ведомства, высказанному еще в письме от 19.01.2005 г. № 494/04, в данном случае будет иметь место одна из форм выплаты заработной платы и, следовательно, в день погашения займа должны быть уплачены страховые взносы. В этой связи можно посоветовать проводить такое погашение в день начисления зарплаты, дабы избежать долгих дискуссий с ПФУ по этому поводу.

Подобного рода «кредитование» в налоговом учете работодателя не найдет отражения. Поскольку такая операция, как указано в пп. 4.1.6 Закона о прибыли, не изменяет состава валовых доходов и расходов, а также, на основании пп. 3.2.5 Закона об НДС, не является объектом обложения налогом на добавленную стоимость.

Для целей бухгалтерского учета отечественное П(С)БУ 10 указывает на необходимость разграничения выданных займов на долгосрочные (срок погашения которых превышает 12 месяцев) и текущие – соответственно, те, на погашение которых отводится меньший срок.

Долгосрочную дебиторку, на протяжении всего срока ее соответствия критериям долгосрочности, предписано отражать на субсчете 183 «Прочая дебиторская задолженность». Как только до момента погашения остается 12 месяцев, такая задолженность корреспонденцией Дт 377 «Расчеты с прочими дебиторами» Кт 183 переводится в состав текущей.

Займы, идентифицированные как текущая задолженность, отражаются на субсчете 377 изначально.

Погашение займа, в зависимости от вида задолженности и способа его возврата, может быть отражено следующим образом (см. таблицу).

Таблица

Отражение в учете займов работнику

В отношении прощенного займа отметим лишь наличие всех оснований для включения непогашенной суммы в состав общего налогооблагаемого дохода, предусмотренных пп. «д» пп. 4.2.9 Закона № 889. Также обратим внимание на необходимость отражения этой суммы в форме № 1ДФ с признаком дохода «09» как дополнительного блага, полученного от работодателя. А вот по поводу «пенсионно-соцстраховских» подробностей рекомендуем изучить статью «Невозвращенная работником ссуда и взносы на социальное страхование».

II. Когда на выручку приходит работник

Несмотря на то что, как говорится, «от добра добра не ищут», добропорядочный работодатель может рассчитывать на помощь со стороны работника.

Тут также может быть несколько вариантов. Например, это может быть то же самое ссуживание предприятия денежными средствами на возвратной основе. Тогда все вышесказанное о договоре займа будет применительно и к данному «обратному» случаю.

При отражении такого варианта взаимовыручки в учете предприятию следует руководствоваться общими правилами с поправкой на «физличный» статус заимодателя (подробнее о них см. материалы настоящего спецвыпуска, в частности «Финансовая помощь от юридического лица: оформление и учет»).

Кроме того, одолжить у работника предприятие может еще и «подотчетным» способом (об этих тонкостях читайте также в сегодняшнем спецвыпуске в статье «А мы займем другим путем! Об альтернативных вариантах займа»).

Завершая нашу сегодняшнюю встречу, пожелаем вам исключительно приятных учетных хлопот и всегда находить наиболее доходные решения с наименее затратными вариантами. 

автор: Елена Волошина, эксперт-аналитик

Правовой глоссарий:

1. ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. КЗоТ – Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

3. Закон о прибыли – Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР.

4. Закон № 889 – Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

5. Закон о НДС – Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

6. П(С)БУ 10 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 10 «Дебиторская задолженность», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 08.10.99 г. № 237.

7. Инструкция № 21-1 – Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением ПФУ от 19.12.2003 г. № 21-1.

8. Инструкция № 5 – Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.